Gestionnaire administratif (F/H)

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

L'Unité mixte de recherche (UMR INRAE-UCA 1095) GDEC est composée de plus de 110 agents, dont 68 permanents (INRAE, UCA, CNRS, VetAgro-Sup). L'unité est scientifiquement structurée en six équipes de recherche et cinq plateformes, bénéficiant de l'appui d'un Service de Gestion administrative et financière. Ce service, composé d'un Pôle administratif et d'un Pôle financier, assure l'ensemble des actes de gestion administrative et RH (>60 recrutements de contractuels/an, 68 dossiers de personnels permanents en 2023), et de gestion financière (budget annuel > 3,5 M euros, 30-40 contrats de recherche gérés par an).
Vous travaillerez au sein du Pôle administratif, composé de la responsable du Pôle en charge de la gestion administrative de l'unité et de la gestion des personnels permanents, d'une gestionnaire en charge des personnels contractuels et d'une gestionnaire en charge de l'information scientifique et technique.
Vos activités s'articuleront autour de deux missions principales, missions et communication :
1. Organiser les déplacements et missions, en France et à l'étranger (230 missions organisées en 2023) :
conseiller les agents, rappeler les procédures, anticiper les missions, informer les agents des évènements scientifiques, contrôler et valider les ordres de mission, vérifier les notes de frais, en lien avec les services ad hoc du centre INRAE et/ou de l'université, et ce, dans le respect des notes de service en vigueur, et assurer le suivi du repos compensateur (Ohris) ;
assurer la logistique en lien avec l'organisation des missions par le contrôle de la réservation de la billetterie et hôtellerie, la gestion des factures de billetterie et hôtellerie (AFMEX), la gestion et réservation des véhicules de service (remise des clés, vérification cartes carburant) ;
gérer les demandes de remboursement des frais de mission auprès des tutelles et organismes payeurs.
2.Collecter les informations et mettre à jour le site web de l'unité, internet et intranet https://1095gdec.clermont.intranet.inrae.fr/
assurer une interaction régulière avec les référents communication des équipes, et recenser les actualités et les articles à publier pour inscrire l'Unité dans la politique 'Open Science' de l'Institut ;
organiser la logistique des animations scientifiques de l'Unité (congrès, colloques, workshops) : demande de devis auprès des prestataires selon les règles du marché et mise en concurrence, réservation des salles de réunion (outil mutualisé électronique) et suivi du matériel audiovisuel, accueil logistique.
Vous serez accueilli-e au sein d'une équipe qui vous formera à la bonne prise en main des missions et des outils informatiques de gestion.

Planification des congés en fonction des calendriers et de façon à assurer la continuité de service au sein du Service de gestion
Présence sur site recommandée et télétravail flexible possible
Contraintes liées au respect des échéances au regard des procédures internes, locales et nationales

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée en gestion administrative.
Capacité à appliquer des textes réglementaires ;
Aptitude à prendre en compte les demandes et à y répondre de manière appropriée ;
Capacité à identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances ;
Aptitudes au travail en équipe et en interaction avec de nombreux acteurs internes et externes ;
Savoir rendre compte, mettre en oeuvre des procédures et des règles ;
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
Capacités rédactionnelles ;
Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint) et adaptation à l'usage de nouveaux outils ;
Qualités relationnelles
Capacités d'écoute et d'analyse ; respect de la confidentialité ;
Rigueur, fiabilité, réactivité, adaptabilité.
Connaissance et intérêt pour la communication, tenue et alimentation de site web
Etre force de proposition

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

1. Je télécharge le guide Guide candidats 2025 pdf - 3.39 MB
2. Je note le numéro du profil TR25-BAP-7
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