Assistant-e de direction

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

L'activité s'exercera au sein du secrétariat de direction de l'Unité Mixte de Recherche (UMR) « Physiologie de la Reproduction et des Comportements » (PRC), localisée sur le Centre INRAE Val de Loire, situé à Nouzilly. Cette (UMR) a quatre tutelles : INRAE, (CNRS), Université de Tours et Institut Français du Cheval et de l'Equitation (IFCE) et comprend 127 agents permanents. L'UMR PRC mène des recherches fondamentales et appliquées dans trois grands champs disciplinaires : la biologie du comportement et la neuroendocrinologie, la biologie systémique et la modélisation, et la biologie de la reproduction.
Le poste sera rattaché au secrétariat général, actuellement constitué d'une secrétaire de direction et d'une gestionnaire d'unité. En interaction étroite avec la Direction, vous travaillerez sous la responsabilité de la gestionnaire d'unité.
Votre mission comportera plusieurs volets :
1/ Secrétariat de Direction
Vous serez chargé.e de :
- gérer les tâches du secrétariat au quotidien en servant d'interface entre la direction et le personnel de l'UMR : organisation de réunion, suivi du courriel, contrôle et rappel des échéances;
- participer à la gestion administrative des dossiers de l'unité dans le respect des échéances et en lien avec les tutelles, avec le - - département Phase et la Présidence du Centre;
- synthétiser et diffuser de l'information en interne et en externe;
- centraliser les informations concernant les financements institutionnels, régionaux;
- organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données de l'unité et répondre aux enquêtes diverses;
- alimenter des tableaux de bord, faire des extractions selon les besoins de la Direction;
- effectuer une veille règlementaire concernant les procédures et mise en place de ces procédures;
- prendre connaissance des notes de service et les faire appliquer;
- assurer le soutien logistique lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques.
2/ Ressources humaines
Vous serez chargé.e de :
- la gestion administrative d'une partie du personnel permanent de l'unité, en binôme avec l'actuelle secrétaire de Direction;
- outre la gestion quotidienne (arrêts maladie, congés, etc.) vous assurerez le suivi des dossiers d'évaluation du personnel;
- la gestion des recrutements de personnels non permanents (environ 150 personnes/an) : étudiants français et étrangers (en licence, master, BTS...), doctorants et personnels en contrat à durée déterminée. Vous instruirez les conventions d'accueil et dossiers de recrutement en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière;
- vous accueillerez les personnes et assurerez leur suivi administratif dans le respect de la réglementation;
-l'alimentation et la mise à jour de bases de données de gestion du personnel.
3/ Communication
En interaction avec les autres personnels du secrétariat, vous serez chargé.e de :
-la mise à jour de l'espace Sharepoint de la PRC;
-l'animation de l'écran d'accueil de la PRC;
-la participation à l'organisation de journées d'animation collective.

Formations et compétences recherchées

Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative
Connaissances :
Modes de fonctionnement des administrations publiques.
Mode de fonctionnement d'une unité de recherche.
Techniques d'élaboration de documents.
Techniques de communication.
Logiciels courants de bureautique.
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues).
Savoir-faire :
Savoir gérer son activité dans un délai contraint et un cadre de gestion complexe (unité multi-tutelles)
Savoir rendre compte.
Communiquer et faire preuve de pédagogie avec le personnel.
Mettre en oeuvre des procédures et des règles.
Travailler en équipe.
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité.
Savoir-être :
Sens de l'organisation indispensable ; gestion des priorités.
Discrétion ; respect de la confidentialité.
Autonomie, esprit d'initiative.
Rigueur, patience et minutie.
Sens relationnel.
Goût du travail en équipe.
Fiabilité.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.