Gestionnaire administratif (F/H)

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous serez accueilli-e au sein des services déconcentrés d'appui à la recherche (SDAR) qui apportent leur soutien aux unités de leur centre de recherche, dans les domaines administratif, ressources humaines (RH), budgétaire et financier, partenarial, technique et logistique, et notamment pour l'entretien du patrimoine immobilier du centre et le pilotage d'opérations de travaux. Les SDAR assistent également le président de centre dans les multiples aspects de la vie collective du centre.
Organisés en équipes fonctionnelles spécialisées, les SDAR regroupent environ 75 agents permanents au sein du centre INRAE de Nouvelle-Aquitaine-Bordeaux (NAB), sous la responsabilité de la directrice des services d'appui (DSA).
Le centre INRAE de NAB se compose d'une vingtaine d'unités réparties sur 12 sites (essentiellement en Gironde, mais aussi dans le sud de la région.
Placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe du Responsable du pôle patrimoine et logistique (Responsable Travaux du Centre), vous assurerez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et financière :
- Vous participerez à la gestion administrative et financière du pôle Patrimoine et Logistique en appliquant les procédures dédiées ;
- Vous assisterez le Responsable Travaux dans le fonctionnement du service et l'interface en interne avec les unités de recherche ou unités expérimentales et en externe avec les prestataires ;
- Vous assisterez le Responsable Travaux dans la préparation et le suivi des marchés et contrats de travaux, de maintenance et de contrôles réglementaires.
Activités principales:
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière ;
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et financière du service travaux ;
- Assurer l'engagement des dépenses et le suivi budgétaire des lignes de crédits dédiées aux opérations de travaux et maintenance ;
- Assurer le suivi de la facturation avant mise en paiement (contrôle des factures, attestation de service fait, etc.) ;
- Collecter des imputations budgétaires auprès des unités de recherche, en vue de préparer la répartition des coûts ;
- Rédiger des documents administratifs (notes, compte-rendu d'activité) ;
- Alimenter et suivre des tableaux de bord (financiers, suivi d'opérations immobilières, organisation du service, etc.) ;
- Assurer la gestion des contrôles réglementaires et des contrats de maintenance : planification des visites, suivi, diffusion des rapports auprès des unités et classement des rapports ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
Travail en collaboration avec le service marché notamment sur les opérations financières des marchés de travaux et des contrats (maintenance, contrôles réglementaires).

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée : Secrétariat, gestion administrative et financière. Des formations à la prise de poste pourront être proposées.
Compétences :
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, connaissances de base en power point) ;
- Savoir analyser des données administratives, comptables et financières ;
- Appliquer des règles administratives et respecter les procédures ;
- Savoir rendre compte ;
- Sens de l'organisation ;
- Rigueur ;
- Capacité rédactionnelle ;
- Savoir faire preuve d'autonomie, de méthode et d'esprit d'initiative ;
- Sens du relationnel ;
- Capacité d'adaptation.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.