Secrétaire de direction (F/H)

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Le centre siège regroupe les directions nationales et délégations en charge du pilotage de l'établissement INRAE, ainsi que les fonctions d'appui locales assurées par l'Administration du Siège. Il est bilocalisé sur Paris (7ème) et sur Antony (92).
En 2021, l'effectif du Centre Siège était d'environ 350 personnes sur Paris et 95 personnes sur Antony. Une centaine d'agents personnels siège sont par ailleurs autorisés à exercer en province.
L'Administration du siège, qui regroupe les services administratifs d'appui aux Directions et Délégations, se compose d'une quarantaine d'agents basés sur Paris (la majorité de l'effectif) et Antony (environ 3 personnes). Elle est principalement structurée en trois pôles, un Pôle gestion, un Pôle affaires générales et un Pôle ressources humaines.
Affecté-e à l'unité Administration du Siège (ADS) au sein du secrétariat général de l'unité, vous exercerez vos fonctions sur le Centre-Siège d'INRAE (Paris), sous la responsabilité directe de la Directrice des services d'appui (Administratrice adjointe) et assurerez plus particulièrement les fonctions d'assistant-e de la Directrice. Dans ce cadre, vous assurerez la gestion de son agenda, de ses rendez-vous, de la préparation des supports de réunion, des réunions ainsi que la gestion de dossiers plus spécifiques (gestion des délégations, etc.).
Vous serez également chargé.e d'assurer en lien avec l'équipe (3 personnes au total) les fonctions de secrétaire sur les fonctions administratives transverses propres à la gestion de l'unité et aux besoins du centre.
Dans ce cadre, vous serez en charge:
- de la réservation des ressources collectives du centre (salles de réunion, véhicules, etc.);
- l'accueil téléphonique, la gestion des parapheurs, la gestion des listes de diffusion et alias,;
- le suivi des commandes de l'unité, la rédaction de courriers et documents administratifs;
- l'organisation de manifestations diverses (assemblée générale, etc.).
En appui ou en remplacement de vos collègues, vous pourrez être amené-e à intervenir dans la gestion RH de l'unité (saisine des demandes de postes, suivi des congés et absences, ) et la gestion du parc automobile du centre (suivi des assurances, etc.).
Relations internes : Directrice (Administratrice adjointe) de l'unité, Présidente du centre, Direction générale, Responsables des pôles, agents de l'unité d'appui, Directeurs-trices d'unité et leurs adjoint.e.s, agents et Services du siège, etc.
Relations externes : prestataires, partenaires.

- continuité de services et permanences;
- respect de la règlementation, tenue des échéanciers;
- confidentialité, discrétion, gestion des priorités;
- contraintes de continuité de service en lien avec les collègues du secteur.

Formations et compétences recherchées

Techniques d'élaboration de documents et connaissances des outils (word. Xls, PowerPoint, zoom, skype, outlook, sharepoint,) ;
- Culture internet et applications (EZpublish,) ;
- Techniques de communication ;
- Mettre à jour des tableaux de suivi ;
- Reporting auprès de la directrice.
- Savoir être ;
- Polyvalence ;
- Adaptabilité ;
- Discrétion, écoute, loyauté ;
- Sens de la confidentialité (discrétion) ;
- Réactivité ;
- Sens du service ;
- Travail en équipe.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.