Gestionnaire administratif (F/H)

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous serez accueilli-e au sein de l'Unité Mixte de Recherche (UMR) 1287 Ecophysiologie et Génomique Fonctionnelle de la Vigne (EGFV) qui rassemble, au sein de l'Institut des Sciences de la Vigne et du Vin (ISVV) sur le centre INRAE Bordeaux-Aquitaine, environ 80 personnes (chercheurs, enseignants-chercheurs, ingénieurs, techniciens, étudiants) français et étrangers qui étudient les relations de la vigne avec l'environnement, dans le cadre du changement climatique. Vous travaillerez en concertation étroite avec une autre gestionnaire en charge des aspects financiers dans le cadre d'un pôle administratif.
Vos missions seront principalement les suivantes :
- Suivi des activités RH du laboratoire en relation avec les services centraux : vous réaliserez les démarches nécessaires pour les demandes de recrutement, compte épargne temps, télétravail, formations, congés, arrêts de travail, accidents, grèves, paies, élections etc.
- Gestion des dossiers de recrutement et des contrats de travail en lien avec les services centraux de INRAE et l'université de Bordeaux. Vous interagirez avec le personnel de l'UMR, les établissements de formation/rattachement, les services administratifs de INRAE et de l'université de Bordeaux, le bureau d'accueil des chercheurs internationaux (BACI), le service sécurité défense. Vous aurez à traiter des dossiers pour des emplois permanents et non permanents (souvent de langue étrangère, dont ceux de nombreux étudiants).
- Gestion des déplacements : vous assisterez le personnel sur les questions de déplacements, sur les outils informatiques dédiés pour établir les ordres de mission et l'organisation matérielle des déplacements (réservations transport et hôtel). Vous effectuerez les devis et les réservations pour les déplacements à l'étranger ou pour des personnes invitées via le prestataire officiel. Vous vérifierez et validerez les ordres de mission et notes de frais avec les outils dédiés et vous effectuerez les rapprochements entre relevés mensuels des factures Havas et des déplacements réalisés.
- Accueil des nouveaux arrivants dans l'unité : vous réaliserez les démarches administratives nécessaires pour les nouveaux membres du laboratoire (liens utiles, badge cantine, carte d'accès, fiche entrant, messagerie, bureau, contrat, mutuelle, transport). Vous apporterez votre aide à la résolution de problèmes administratifs pour les personnes non francophones (personnels ou stagiaires).
- Assistance au fonctionnement du laboratoire : vous participerez aux réunions hebdomadaires de la direction avec le pôle administratif pour rendre compte de l'avancement des dossiers et discuter des priorités pour les activités à venir. Vous participerez aux réunions mensuelles de l'organe de gestion fonctionnel de l'UMR et vous en réaliserez les comptes-rendus. Vous serez chargé-e de l'organisation matérielle de diverses réunions ou évènements (réservations de salle, traiteurs, inscriptions, véhicules). Vous aurez la responsabilité de la gestion des archives administratives. Vous réaliserez certaines commandes des fournitures (marché en ligne), d'après les besoins identifiés, et remise des produits. Vous seconderez votre binôme sur des aspects financiers si besoin (bon de commande, service fait, continuité de service).
- Communication : vous jouerez un rôle majeur dans la communication interne au sein du laboratoire pour les aspects fonctionnels (organisation des tâches collectives, diffusion de messages collectifs, informations diverses, mise à jour de l'écran d'accueil). Vous participerez à la commission communication où vous contribuerez plus particulièrement à la mise à jour du site internet pour les offres d'emploi et de stage.

Formations et compétences recherchées

Baccalauréat, BT gestion administrative.
Vous maitrisez :
- les outils de secrétariat et techniques d'élaboration de documents et connaissez le fonctionnement des administrations publiques et la réglementation de base en gestion du personnel,
- les politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention,
- l'instruction des dossiers selon le cadre administratif et juridique adéquat, en respectant les délais,
- l'anglais (niveau A1-A2) pour échanger avec les interlocuteurs non francophones.
Vous avez la culture internet et vous maitrisez quelques techniques de communication.
Expérience souhaitée en gestion administrative dans la fonction publique.
Aptitudes recherchées : autonome, rigueur, sens du collectif et des relations humaines, savoir rendre compte, sens du service et de l'assistance, adaptabilité, ouverture d'esprit, aptitude à la communication et au travail en équipe, aptitude à gérer de multiples sollicitations, respecter les règles.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.