Assistant-e en gestion administrative

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

L'unité de recherche MaIAGE (Mathématiques et informatique appliquées du génome à l'environnement) développe des méthodes mathématiques et informatiques en lien avec les sciences du vivant. L'unité est composée d'environ 70 personnes, environ 45 permanents et 25 non permanents de longue durée (CDD, doctorants). Ce personnel est réparti dans quatre équipes de recherche, une plateforme (plateforme bioinformatique MIGALE) et deux équipes collectives (GesUni : gestion administrative et financière - Documentation et LogInf : logistique informatique).
Au sein de l'unité, vous rejoindrez l'équipe GesUni, dirigée par la directrice d'unité. L'équipe est actuellement composée de trois gestionnaires, en charge de la gestion administrative et financière de l'unité (gestion du budget et des contrats de recherche, gestion des déplacements des agents et des commandes, gestion des ressources humaines, gestion administrative, communication). Parmi ces trois collègues, une est plus particulièrement en charge de la gestion financière de l'unité et les deux autres (dont une prendra sa retraite en 2025) ont en charge la gestion administrative et les ressources humaines.
Vous prendrez en charge une partie de la gestion administrative et des ressources humaines. Vous assurerez, pour les équipes dont vous aurez la charge la gestion des déplacements des agents, la gestion des non permanents (constitution des dossiers de recrutement, établissement des conventions de stage ou d'accueil, demandes de badge etc.), la gestion RH des agents permanents, une activité de conseil et d'aide aux agents dans leurs démarches administratives à INRAE.
De plus, vous épaulerez la direction en l'assistant pour la gestion prévisionnelle des compétences et la gestion de l'instruction budgétaire des départements ainsi que le suivi administratif et financier des formations dispensées dans l'unité.
Afin d'assurer la continuité de service dans l'équipe, vous communiquerez régulièrement avec vos collègues pour échanger et partager sur vos méthodes de travail, et coordonner avec elles votre présence pour assurer une permanence de l'équipe de gestion. De plus, en collaboration avec la gestionnaire financière de l'unité, vous vous formerez et/ou maintiendrez des compétences pour l'utilisation des outils de gestion financière. Vous participerez à des réunions régulières de l'équipe avec la direction de l'unité au cours desquelles vous aurez l'occasion de réfléchir et partager son fonctionnement, dans une démarche d'amélioration continue. Enfin, vous participerez à la mise à jour de nos sites internet/intranet.

Formations et compétences recherchées

Vous avez une formation ou une expérience dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative. Vous manipulez avec aisance les outils informatiques (utilisation obligatoire des outils institutionnels). Une compréhension écrite et orale de base en anglais serait un plus. Vous possédez de réelles aptitudes à la communication au sens large et au travail en équipe pour contribuer à la mutualisation et à la continuité de service. Vous devrez faire preuve d'écoute, de sens du service, de rigueur et d'organisation.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.