Assistant-e en gestion administrative

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Au sein du siège d'INRAE, vous serez rattaché-e à l'unité CODIR, composée de 80 personnes, structure opérationnelle du collège de direction, qui définit et met en place la stratégie de l'institut. L'unité assiste le PDG, le vice-président, les trois directeurs généraux délégués (DGD) et les trois directeurs scientifiques (agriculture, alimentation et environnement), pour la mise en oeuvre des actions initiées par le collège de direction. L'unité assure également la gestion des moyens communs.
Votre action s'inscrit dans le cadre des missions de la cellule de coordination nationale des métaprogrammes (MP), rattachée à la DGD Science et innovation, et s'exerce sous l'autorité hiérarchique de la directrice de l'unité CODIR (DU) et sous la tutelle fonctionnelle de la responsable de la cellule MP. Cette cellule a en charge la coordination et le suivi des programmes et initiatives scientifiques transverses interdisciplinaires soutenus par INRAE. Elle accompagne opérationnellement le DGD S&I adjoint en charge des dix métaprogrammes (MP), les directions des MP et les chefs de projet (CP) de chaque MP dans le management de ces dispositifs d'animation et de programmation scientifique conçus pour favoriser des approches interdisciplinaires et transversales aux départements d'INRAE. Le pilotage des MP consiste à proposer un cadre d'action, développer et mettre en oeuvre des outils d'animation transversale et de suivi. La cellule contribue aussi à l'animation d'un collectif qui a pour objectif de développer et mettre en oeuvre des actions pour soutenir les approches interdisciplinaires à INRAE. Elle organise aussi les actions incitatives inter-établissement, pilotées par la DGD S&I, et supervise leur mise en place.
La cellule est composée d'une responsable des activités de la cellule et du collectif des 10 CP et d'une assistante ingénieur en gestion financière qui assure la gestion des ressources financières allouées à la cellule.
Vous serez plus particulièrement en charge de la gestion administrative des activités de la cellule. Pour mener à bien cette mission, vous travaillerez en étroite collaboration avec les CP, plus ponctuellement avec les équipes administratives en appui aux porteurs d'actions soutenues par les MP.
Les activités que vous exercerez concernent :
- la réalisation de tableaux de bord pour produire des bilans et des statistiques à partir des données des MP à destination des DGD, des départements et des directions d'appui ;
- la production des indicateurs des dix MP et leur mise à disposition ;
- le suivi et la consolidation de l'ensemble des données des 10 MP, qui doivent être robustes et validées ;
- la valorisation des résultats des activités des MP, avec le déploiement de supports de communication adaptés ;
- la coordination de la gestion des ressources humaines allouée à la cellule MP, et le suivi des modalités financières ;
- le soutien logistique pour organiser des évènements interdisciplinaires transverses ;
- l'archivage des données de la cellule de coordination nationale des métaprogrammes.
Vous serez force de proposition d'améliorations d'outils communs aux MP et de procédures administratives et participerez à leur développement. Vous contribuerez à la lisibilité des MP en prenant en charge la mise à jour et l'évolution du site intranet. Vous serez également sollicité-e sur des aspects organisationnels (réunions de CP, comités internationaux...) et serez amené-e à participer au montage d'évènements de type séminaire, réunion internationale.
Vous pourrez être amené-e à assurer un appui administratif ponctuel à l'unité CODIR : organisations de réunions, de colloques, gestion des déplacements des participants et frais liés, constitution des dossiers, etc.

Quelques déplacements sur le territoire français sont à envisager.
Le travail en présentiel doit répondre aux besoins liés au service et aux activités, il est à organiser en coordination avec les autres personnes de la cellule de coordination et de sa responsable.

Formations et compétences recherchées

Formation en gestion administrative recommandée.
Connaissance des règles administratives et financières de la fonction publique recommandée.
Compétences en gestion administrative et financière.
Maîtrise de la rédaction de rapports et de documents.
Maîtrise de la conception de tableaux de bord et de bases de données.
Maîtrise des outils bureautiques.
Aptitude pour les outils collaboratifs, les outils du web.
Une connaissance de l'anglais serait appréciée.
Capacité d'organisation et d'adaptation, souplesse et ouverture d'esprit, dynamisme, réactivité, adaptabilité.
Prise d'initiatives, autonomie, rigueur, fiabilité, sens du service collectif.
Savoir rendre compte, respecter les délais.
Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.