Assistant-e en gestion administrative et communication

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Vous serez intégré-e dans l'UR 1290 INRAE BIOGER qui développe des recherches sur les champignons pathogènes des plantes de grande culture. Elle est localisée sur le campus Agro Paris-Saclay à Palaiseau (Université Paris-Saclay). L'UR regroupe 45 agents permanents et 20-30 agents non-permanents répartis dans cinq équipes de recherche, trois plateaux techniques et une équipe services communs (gestion, serre, laverie). Vous intégrerez le service commun gestion de l'unité qui comprend deux gestionnaires (finances, RH) sous la responsabilité directe de la direction de l'unité.
Vous serez le point d'entrée de l'unité en matière administratif. Vous aurez en charge la gestion fonctionnelle et organisationnelle ainsi que la communication interne et externe à l'unité pour fluidifier tous les processus liés au fonctionnement administratif de l'unité avec les tutelles et autres partenaires de l'unité. Vous serez responsable de la diffusion de l'information administrative reçue vers les personnes/services cibles. Vous coordonnerez la gestion administrative de l'unité non liée aux finances ou gestion du personnel, en appui à la direction. Ainsi, vous assurerez le suivi des documents administratifs récurrents liés au contrôle qualité et à la prévention de l'unité et vous coordonnerez la rédaction des pages internet et intranet de l'unité.
Vous serez le contact pour toutes les questions liées au fonctionnement de l'unité et du campus en lien avec les services d'AgroParisTech, INRAE, mais également avec les partenaires ou prestataires externes impliqués dans la maintenance du bâtiment, les livraisons, le nettoyage et toute autre prestation. Vous assurerez l'accueil des personnes externes pour les renseigner et les orienter.
Vos missions comprendront :
- Centralisation des informations administratives et opérationnelles du campus, d'INRAE et de l'Université. Mettre ces informations à disposition des agents de l'unité sur demande par différents canaux (livret accueil, intranet, mail).
- Coordination des réponses aux enquêtes ou sollicitations de la direction campus et des tutelles : identifier les bons interlocuteurs dans l'unité pour recueillir les informations nécessaires, regrouper et synthétiser les informations.
- Gestion des dysfonctionnements : interaction avec les services compétents pour gérer le bon fonctionnement de l'unité, suivi du ménage et des interventions de maintenance ou des travaux sur le bâtiment ; traçabilité des vérifications annuelles réglementaires.
- Établissement des lettres de mission. Aide administrative des assistants de prévention et des référents qualité et métrologie, mise à disposition et rédaction des documents administratifs, suivi des vérifications annuelles de certains équipements (pipettes, sorbonnes, balances, centrifugeuses) ; commande et traçage des cahiers de laboratoires.
- Suivi et vérification des publications de l'unité dans l'archive ouverte HAL.
- Participation à l'actualisation des pages internet et intranet de l'unité ; rédaction des pages administratives.
- Accueil et renseignements aux agents externes ; demande des badges d'accès.
- Centralisation du courrier et de la réception des livraisons.
- Appui aux services gestion de l'unité (continuité de service) ; suivi des stocks de fournitures bureautiques.
- Suivi des campagnes (ex. vaccination grippale).

Poste nécessitant travail sur site au moins 4 jours/semaine

Formations et compétences recherchées

BTS gestion, administration ou communication
Une première expérience en gestion administrative serai un atout
Maîtrise de l'anglais oral et écrit (niveau B2)
Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Très bonne capacité d'expression écrite en français
Sens de l'organisation
Facilité d'adaptation aux demandes et processus variés
Sens du relationnel et facilité de communication orale
Empathie
Rigueur

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez  :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Ce poste est à pourvoir par voie de concours internes

Ces concours sont ouverts aux agents (fonctionnaires et contractuels en CDD/CDI) des 3 versants de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière), des établissements publics qui en dépendent, aux militaires, aux magistrats, aux agents en fonction dans une organisation internationale intergouvernementale ou qui justifient d’une durée de services accomplis dans une administration, un organisme ou un établissement d’un État membre de la Communauté européenne ou d’un État partie à l’accord sur l’Espace économique européen.

Les candidats doivent être :
- en fonction à la date de clôture des inscriptions ;
- et remplir les conditions d'ancienneté requises (voir guide des candidats).