Gestionnaire accueil & logistique (F/H)

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Vous exercerez votre activité au sein de l'unité d'appui à la recherche "Appui Mutualisé de Nouzilly" (AMN) qui exerce ses missions pour le compte de 2 unités de recherche et 2 unités expérimentales sur le site de Nouzilly. L'unité compte 16 agents et vous ferez partie du pôle "accueil missions" qui compte 4 agents (2 sur chaque site distant d'1 km). L'unité AMN exerce, pour le compte des 4 unités, les activités suivantes : émission des bons de commande et des titres de recettes, accueil, gestion des déplacements, gestion des contrats de recherche et du budget, gestion de la laverie.
Sous la responsabilité de la directrice d'unité, vous :
- assurerez, au sein du pôle missions, la gestion des déplacements (France et étranger) des agents des 4 unités Phase du site de Nouzilly, ainsi que des remboursements de frais, des commandes de prestations ;
- prendrez en charge l'accueil sur le site où vous travaillerez principalement (accueil physique et téléphonique, accueil des nouveaux arrivants, …) ;
- serez en charge de la gestion du courrier (comprenant la réception et l'envoi de colis) ;
- serez en charge de l'activité de laverie de laboratoire lors de l'absence de l'agent en charge (sur 2 sites).
Vous serez amené-e à assurer des remplacements à l'accueil sur l'autre site distant d'1 km. Vous travaillerez avec différents outils informatiques (outil dédié aux déplacements, pack office, …) et vous devrez avoir une bonne connaissance des textes régissant vos activités. Vous devrez être capable de vous adapter aux diverses sollicitations des agents et à être réactif-ve pour y répondre, tout en priorisant les demandes. Vos réalisations devront s'inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Vous travaillerez en équipe au sein du pôle "accueil missions" et en lien avec les autres pôles de l’unité AMN (notamment les pôles budget et contrats). Vous aurez à échanger avec de multiples interlocuteurs internes et externes.
Concernant la gestion des déplacements, vous serez en charge de :
- émettre les autorisations de déplacement à partir d'un outil informatique dédié ;
- réserver les prestations (train, avion, hôtel, véhicule de location, …) sur une plateforme dédiée ;
- émettre les états de frais au retour de déplacement des agents afin d'assurer le remboursement des frais engagés ;
- transmettre les informations nécessaires, contrôler les documents remis par les agents ;
- conseiller les agents sur les montants remboursables, les conditions de remboursement, … ;
- assurer une veille règlementaire.
Concernant l'accueil, vous serez en charge de :
- orienter les visiteurs ;
- réaliser l'accueil physique et téléphonique ;
- contrôler les accès aux espaces sécurisés ;
- respecter les règles de prévention ;
- accueillir les nouveaux arrivants ;
- renseigner les agents de l'unité.
Concernant la logistique, vous serez en charge :
- de la gestion du courrier (réception, tri, envoi de petits colis) ;
- de l'activité laverie de laboratoire, en cas d'absence de l'agent en charge : collecter la vaisselle sale, la laver en machine (pouvant inclure, selon le cas, du prélavage et du trempage préalable), la sécher, la conditionner, la ranger, la stériliser en cas de besoin.

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée en gestion administrative.
Vos aptitudes :
- Hiérarchiser les priorités et savoir gérer les urgences ;
- Disponibilité ;
- Bon relationnel ;
- Aptitude au travail en équipe ;
- Adaptabilité et flexibilité ;
- Organisation et rigueur ;
- Discrétion professionnelle ;
- Sens de l'organisation et autonomie indispensables ;
- La compréhension orale et écrite de l'anglais est un plus.