Gestionnaire administratif-ve

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Vous exercerez votre activité au sein de l'Unité Mixte de Recherche (UMR) UPPA/INRAE Ecobiop (Ecologie Comportementale et Biologie des Populations de Poissons), dont la recherche porte sur l'écologie des poissons, dans une perspective de conservation des populations soumises à différentes pressions (changement climatique, exploitation, déterioration de l'habitat…). L'unité est composée de 25 agents permanents dont 11 chercheurs et ingénieurs INRAE, 5 enseignants-chercheurs UPPA et 8 techniciens INRAE. Elle accueille également des étudiants en thèse, master et autres formations. L'unité n'est pas constituée d'équipes, mais inclut une Installation Scientifique Collective, qui assure la mise en œuvre des expérimentations et suivis scientifiques. Localement, l’unité fait partie de l’Aquapole INRAE de Saint-Pée sur Nivelle, et est accompagnée par une Unité d’Appui à la Recherche. Administrativement, ECOBIOP appartient au centre INRAE Nouvelle Aquitaine – Bordeaux.
Vous assisterez la direction de l’unité ECOBIOP dans la gestion de celle-ci. Vous contribuerez à la préparation, l'exécution et le suivi des activités de gestion administrative, des ressources humaines et financières nécessaires au bon fonctionnement de l’unité en conformité avec la réglementation en vigueur. Vous collaborerez avec les services d’appui à la recherche locaux, régionaux et nationaux. Pour faciliter votre intégration, vous bénéficierez d'un accompagnement lié à l'appropriation des procédures et des outils.
Dans ce contexte :
- Vous aurez en charge les actes de gestion des déplacements des agents ;
- Vous gèrerez les horaires des agents ;
- Vous contribuerez à la gestion des dépenses de l’unité en lien avec les personnels compétents ;
- Vous alimenterez et mettrez à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliserez des tableaux de bords et des extractions de systèmes d’informations ;
- Vous prendrez en charge le standard téléphonique ainsi que la distribution et envoi du courrier en lien avec les services dédiés ;
- Vous réaliserez l’accueil des stagiaires et personnels, l’information des procédures aux agents ;
- Vous aurez en charge les actes de gestion RH des personnels permanents et non permanents : suivi administratif des recrutements et des présences, suivi des échéances et veille des procédures liées aux différentes campagnes RH (suivi des entretiens annuels d'activités, campagne d'avancement, etc.) ;
- Vous assurerez le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l'unité, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) organisées par l'unité.

Formations et compétences recherchées

Formation administrative, comptable et/ou financière recommandée.
Connaissances souhaitées en comptabilité, systèmes d'information budgétaires, financiers et RH.
Expérience appréciée en EPST (Établissement public à caractère scientifique et technologique).
Aptitudes :
- vous savez gérer votre activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- vous connaissez les techniques de gestion administrative ;
- vous savez mettre en œuvre des procédures et des règles ;
- vous avez le sens du service et disposez d'un bon relationnel ;
- vous savez travailler en équipe, avec une certaine autonomie ;
- vous savez interagir en distanciel avec différents interlocuteurs (utilisation des outils de visio conférence) ;
- vous êtes rigoureux-se et vous savez vous organiser dans votre travail ;
- vous êtes réactif-ve et respectez les délais ;
- vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, etc.), et les outils internet (messagerie électronique, applications internet) ;
- vous savez travailler sous l’autorité d’un responsable, au sein d'une équipe mêlant des profils variés (étudiants, scientifiques, personnel technique) ;
- vous avez des notions d’anglais (niveau A1-A2) pour faciliter les interactions avec les collaborateurs étrangers ;
- Rédaction de notes et bilans sommaires, à destination du laboratoire, de sa direction, des tutelles.
- Vous devrez être adaptable et disponible.