Gestionnaire administratif-ve

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

La Direction de l'évaluation (DEV) pilote et assure la mise en œuvre des évaluations de personnels ou de structures, soit dans leur intégralité (chercheurs et ingénieurs), lorsque celles-ci sont de la responsabilité d'INRAE, soit en interaction avec le Haut conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur (HCERES) pour ce qui concerne les unités de recherche. La DEV est garante de la pertinence des méthodologies et de la qualité des procédures d'évaluation. Elle met à la disposition des niveaux hiérarchiques pertinents les informations, issues de ces évaluations, qui les concernent. Ces activités sont réalisées par une équipe de 8 personnes au sein de laquelle les interactions sont importantes et les méthodes de travail partagées. La DEV interagit avec des acteurs des différents niveaux d'organisation à INRAE et également avec de nombreux experts extérieurs à l'Institut.
Vous serez placé-e sous l'autorité du directeur d'unité.
Vous assurerez la gestion administrative de la Direction de l'évaluation (DEV) en s'appuyant sur des logiciels dédiés : achats, missions, suivi du budget.
Vous prendrez en charge les aspects administratifs et logistiques du déplacement des agents de la DEV et d'un grand nombre d'experts des commissions d'évaluation.
Vous assurerez l'accueil des experts des commissions d'évaluation lors des réunions en présentiel.
Vous organiserez le classement de l'information utile au cœur de l'activité générale du service et, en particulier, au fonctionnement des réunions d'experts.
Vous participerez aux activités des équipes CEI (Commissions d'Évaluation des Ingénieurs) et CSS (Commissions Scientifiques Spécialisées), notamment la logistique des réunions des commissions, l'extraction de données à partir d'outils spécifiques, la réception et vérification de dossiers et envoi de mailings.
Vous participerez à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées.
Vous assurerez l'accueil physique, téléphonique et par courrier électronique des interlocuteurs internes et externes.
Vous gérerez les agendas et contrôlerez les échéances.
Vous organiserez, alimenterez et mettrez à jour des bases de données relatives à la gestion.
Vous alimenterez des tableaux de bord, vous ferez des extractions dans les systèmes d'information comptable et financier.
Vous ferez des extractions dans le systèmes d'information dédié à l'évaluation individuelle.
Vous assurerez la bonne information des experts des commissions par mailings.
Vous assurerez le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service.
Vous répondrez aux demandes d'informations des agents, des autres services et de l'extérieur.
Vous sélectionnerez et diffuserez de l'information en interne et en externe.

Formations et compétences recherchées

Vos connaissances et compétences :
- savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- savoir rendre compte ;
- travailler en équipe et en autonomie ;
- communiquer et faire preuve de pédagogie ;
- mettre en œuvre des procédures et des règles ;
- utiliser les logiciels spécifiques à l'activité ;
- mettre en œuvre une démarche qualité ;
- avoir du sens de l'organisation, de la rigueur et fiabilité ;
- avoir le sens du relationnel ;
- polyvalence et curiosité.