Gestionnaire formation (F/H)

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Les Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche (SDAR) apportent leur soutien aux unités de leur centre de recherche, dans les domaines administratifs, RH, budgétaires et financiers, les marchés publics, la maintenance et la logistique, le foncier et l'immobilier, le partenariat.
Organisés en équipes fonctionnelles spécialisées, les SDAR regroupent environ 70 agents au sein du centre INRAE de Nouvelle-Aquitaine-Bordeaux.
Vous exercerez votre activité à Villenave d'Ornon, au sein du service RH qui tient un rôle transversal, de mise en œuvre de la politique nationale RH de l'institut au niveau régional. Placé sous la responsabilité directe de la RRH, il est composé de l'équipe "administration du personnel" et de l'équipe "Formation Tout au Long de la Vie (FTLV)" à laquelle vous serez rattaché-e sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable formation (RF).
En tant que gestionnaire formation, vous exercerez votre activité au sein du pôle Formation Tout au Long de la Vie (FTLV), où vous assurerez la gestion administrative et logistique des actions de formation du Centre de recherche Nouvelle-Aquitaine-Bordeaux.
Vous accompagnerez la responsable formation dans la mise en œuvre administrative du plan de dévéloppement des compétences et dans l'accompagnement des projets d'évolution professionnelle, l'organisation logistique de l'ensemble des actions de formation ainsi que dans le suivi et la coordination pédagogique des actions.
Vous contribuerez également à l'application des orientations institutionnelles de l'établissement :
1 - Développement des compétences et évolution professionnelle
2 - Accompagnement de la Science
3 - INRAE et Société
4 - Outils et innovation pour la formation
Vous serez plus particulièrement en charge :
- d'appuyer la Responsable Formation dans la conduite de l’activité Formation (recueil des besoins, étude/vérification des demandes de formation…) ;
- de gérer les aspects administratifs des actions de formations (diffusion des avis de formation, conventions de formation, convocations des apprenants, évaluation, attestations de formation, saisie SIRH, traçabilité et reporting,…) ;
- de participer à la préparation des commissions locales de formation, à l'élaboration des livrables annuels et des réponses aux enquêtes institutionnelles ;
- d'organiser la gestion logistique des actions de formation (réservation de salles, sites, réalisation de badges, matériels pédagogiques…) ;
- de concevoir, mettre à jour et exploiter des outils et documents afin d’améliorer le fonctionnement de la structure (requêtes d’indicateurs, conception tableaux de bord…) ;
- d'assurer le suivi des relations avec les différents partenaires et organismes ;
- de s’informer et suivre l’évolution de la réglementation dans le domaine Formation ;
- de contribuer à la conduite des achats publics Formation (demande de devis, aide à la préparation des cahiers des charges, suivi de l’exécution des marchés…) ;
- d'accueillir et informer les divers publics (agents, unités de recherche, services d'appui, prestataires de formation, partenaires extérieurs) sur les processus et les dispositifs de formation ;
- de participer à la mise à jour du site intranet du pôle FTLV ;
- d'assurer l’accueil lors de l’ouverture des sessions de formation et les clôturer (présentiel ou distanciel) ;
- d'élaborer différents documents de communication adaptée à la diffusion et au recueil d'informations (sondages, enquêtes en ligne …).

Présence sur site pour assurer l'accueil des différents interlocuteurs.
Déplacements ponctuels (unités du centre NAB, séminaires réseau…)

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée en secrétariat, bureautique ou gestion administrative.
Connaissances souhaitées :
- Techniques de secrétariat et de gestion administrative (logiciels de bureautique, de sondage, de gestion RH,…) ;
- Notions de droit de la formation ;
- Langue anglaise niveau B2.
Compétences recherchées:
- Mobiliser les techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Rendre compte de l'activité et alerter en cas de difficulté ;
- Utiliser les outils collaboratifs et numériques ;
- Qualités relationnelles (accueil des populations concernées, esprit d'équipe / réseau, …) ;
- Aptitudes rédactionnelles (mails, documents liés à l'action de formation, documents d'information et de communication…) ;
- Capacités d'écoute et d'initiative ;
- Sens de l'organisation et des priorités ;
- Réactivité et travail en autonomie.
Une expérience de deux ans dans le domaine de la formation serait appréciée.