Gestionnaire administratif-ve

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

L'unité Mixte de Recherche (UMR) Centre des Sciences du Goût et de l'Alimentation (CSGA) mène des recherches s'inscrivant dans la thématique générale de l'étude du comportement alimentaire, de sa régulation et des conséquences sur le bien-être et la santé. Le CSGA, sous la tutelle du CNRS, d'INRAE, de l'Institut Agro Dijon et de l'Université Bourgogne Europe est structuré en 9 équipes de recherche, la plate-forme ChemoSens (labellisée IBiSA, certifiée ISO9001) ainsi que d’un service d'appui à la recherche. Il regroupe environ 220 personnes, réparties en 133 statutaires (chercheurs, enseignants-chercheurs, médecins, ingénieurs, techniciens et personnels d'appui) et une soixantaine d'agents non permanents (CDD, doctorants, post-doctorants, stagiaires). Le budget annuel du laboratoire est compris entre 3 et 5 M€.
Vous exercerez votre activité au sein du service d'appui à la recherche du CSGA. Placé-e sous l'autorité du Directeur d'Unité et de l'Administratrice, vous exercerez vos missions au sein d'un collectif de 7 gestionnaires avec lesquelles vous interagirez. Les relations internes seront les Directeurs d'Unité adjoints, l'Administratrice, le service d'appui à la recherche du CSGA, les chefs d'équipes, chercheurs et techniciens. Les relations externes seront les services supports des tutelles, les fournisseurs, les livreurs...
Dans ce contexte, vous assurerez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, ressources humaines et logistique dans le respect des règles, des techniques et des procédures des différentes tutelles de l'Unité.
Vous assurerez la partie gestion financière :
- Organiser des missions (déplacements et remboursements de frais de mission aux agents) ;
- Effectuer les achats (carte achat, demande de devis, réalisation des bons de commande, relation avec les fournisseurs) ;
- Procéder aux opérations d'engagement et de liquidation (investissement, fonctionnement, missions) pour les équipes dont vous aurez la charge ;
- Suivre le budget ;
- Collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives des opérations financières ;
- Réaliser l'inventaire et suivre les immobilisations.
Vous assurerez la partie gestion des ressources humaines :
- Instruire les dossiers administratifs et financiers associés aux recrutements de tous les personnels non-permanents (doctorants, post-doctorants, CDD Ingénieurs et techniciens…) dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines ;
- Accompagner les tuteurs de stage dans le processus de gestion des dossiers de stage avec ou sans gratification (réglementation, montage du dossier, circuit signature, accueil des stagiaires …).
Vous assurerez la partie gestion administrative et logistique :
- Traiter les actes administratifs des équipes de recherche, secrétariat ;
- Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services, les chercheurs, les fournisseurs, les tutelles... ;
- Répondre aux demandes d'informations des services en interne et externe ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Assurer le soutien logistique de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) et des activités du laboratoire ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

Formations et compétences recherchées

Vous avez une formation en secrétariat, gestion administrative, financière et/ou ressources humaines.
Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention ;
- Techniques d’élaboration de documents ;
- Culture internet ;
- Règles de gestion administrative et financière ;
- Anglais : niveau A1 à A2.
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- Respecter et contrôler la légalité et la régularité des opérations au regard de la règlementation ;
- Travailler en équipe ;
- Savoir rendre compte ;
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité ;
- Maîtriser les outils bureautiques.
Compétences relationnelles :
- Respecter la confidentialité ;
- Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;
- Avoir le sens du relationnel et de l’accueil ;
- Avoir le sens des responsabilités ;
- Etre polyvalent-e ;
- Faire preuve de réactivité et d’adaptabilité face aux changements d’outils de gestions et/ou procédures ;
- Etre autonome.