Assistant-e en gestion administrative

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Le Laboratoire de Physiologie et Génomique des Poissons (INRAE LPGP UR1037) est localisé sur le campus universitaire de Beaulieu à Rennes. L'unité regroupe environ 70 personnes dont une cinquantaine de titulaires qui s'intéressent aux bases biologiques de la physiologie (croissance, reproduction, comportement) des poissons et à leurs applications (biotechnologies, maitrise de la qualité de la chair) dans un contexte aquacole.
Vous assurerez la gestion et le pilotage administratif de l'unité auprès du directeur et des trois responsables d'équipe. Vous serez rattaché-e à l'équipe administrative composée de 2 personnes qui assurent le suivi budgétaire de l'unité, les achats et les déplacements des agents.
Vos missions principales seront :
- d'assister le directeur d'unité et ses adjoints dans l'exercice de leurs fonctions, que ce soit dans la constitution des dossiers administratifs, la mise en œuvre de leur réalisation et leur suivi ou dans le bon fonctionnement administratif de l'unité ;
- d'assurer la gestion et le pilotage administratif de l'unité auprès du directeur et de ses adjoints. Vous assurerez notamment la responsabilité de la gestion des ressources humaines de l'unité.
Vous serez plus particulièrement en charge de :
1) Appui à la Direction :
- Assurer l’instruction de dossiers complexes dans le respect des procédures et délais ;
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives au sein de l’unité ;
- Planifier, organiser et assister aux différentes instances de l’unité et assurer le suivi des décisions ;
- Rédiger et diffuser les compte-rendu ;
- Assurer la coordination, la construction et la diffusion du rapport d’activité de l’unité ;
- Produire des synthèses et bilans et en assurer le suivi ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
- Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure ;
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion ;
- Gérer l’agenda du directeur ;
- Assurer l’organisation matérielle et logistique des manifestations scientifiques (colloques, congrès, réunions scientifiques, cours, évaluation collective de l’unité) ;
- Gérer le planning des présentations scientifiques.
2) Gestion des ressources humaines :
- Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités de gestion du personnel au sein de l’unité ;
- Participer au déploiement d’outils de gestion et formation aux utilisateurs ;
- Informer et conseiller les agents sur leur situation professionnelle ;
- Gérer les différentes campagnes de recrutement (chercheurs, ingénieurs, techniciens et doctorants) ;
- Gérer la campagne d’avancement des personnels ingénieurs et techniciens ;
- Assurer le suivi des entretiens de titularisation (mi-stage et fin de stage) des nouveaux recrutés ;
- Gérer les demandes de cumul d’activité ;
- Gérer les déclarations trimestrielles des sujétions ;
- Assurer le suivi de la répartition des bureaux en fonction des départs et des arrivées ;
- Tenir à jour les effectifs et l’organigramme de l’unité ;
- Gérer les solutions de restauration pour l’unité.

Formations et compétences recherchées

- Formation en gestion administrative recommandée ;
- Connaissance des règles administratives de la fonction publique recommandée ;
- Compétences en gestion administrative ;
- Maîtrise de la rédaction de rapports et de documents ;
- Maîtrise de la conception de tableaux de bord ;
- Maîtrise des outils bureautiques ;
- Aptitude pour les outils collaboratifs, les outils du web ;
- Une connaissance de l'anglais serait appréciée ;
- Capacité d'organisation et d'adaptation, souplesse et ouverture d'esprit, discrétion, dynamisme, réactivité, adaptabilité ;
- Prise d'initiatives, autonomie, rigueur, fiabilité, sens du service collectif ;
- Savoir rendre compte, respecter les délais ;
- Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.