Assistant-e de direction

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Au sein du Siège d'INRAE, vous serez rattaché-e à la Direction du partenariat et du transfert pour l'innovation (DPTI), composée d'une trentaine de personnes.
Vous ferez partie de l'équipe rapprochée de la directrice du partenariat et du transfert pour l'innovation. Vous travaillerez également en lien étroit avec la/le directeur-trice adjoint-e (DUA) de la DPTI, les adjoints à la directrice ainsi que les agents des différents pôles de la direction.
Vous assurerez le secrétariat de la directrice du partenariat et du transfert pour l'innovation et réaliserez de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines de la direction.
Vous travaillerez en lien étroit avec la directrice du partenariat et du transfert pour l'innovation, la/le directeur-trice adjoint-e de la DPTI et les adjoints à la directrice. Vous serez également en relation avec les agents des différents pôles de la direction.
En tant qu’assistant-e de la directrice, vous participerez à la gestion de ses relations avec des interlocuteurs variés : les autres directions de l'Institut, les directions des filiales, les partenaires français et étrangers, les ministères ou institutionnels etc.
Vous aurez en charge :
- la gestion de l’agenda de la directrice ;
- la préparation de ses rendez-vous (contact en amont avec les interlocuteurs pour préciser l’ordre du jour, réservation de salle, impression de documents, compte rendu de réunion, envoi de documents suite à la réunion,…)
- l’organisation de ses déplacements, y compris les notes de frais ;
- la gestion des appels téléphoniques ;
- la préparation et le contrôle des dossiers nécessaires à la mission de la directrice et de son adjoint (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses,…) ;
- la préparation et la mise en forme de documents de présentation ;
- la rédaction de comptes-rendus ;
- l’organisation, le tri et l’archivage des documents et des courriers, la mise à jour de l’information ;
- le suivi des dossiers jusqu’à leur archivage.
Vous serez amené-e à réaliser une partie de ces tâches pour le/la DUA ou pour les adjoints de la directrice.
Enfin, selon les besoins de la DPTI, vous réaliserez, de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines : il faudra gérer des informations, rechercher des sources documentaires fiables et actualiser certains dossiers administratifs et tableaux de bords en vue de préparer et suivre la prise de décision.

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée : BTS support à l'action managériale.
Compétences recherchées :
Vous avez le sens des relations humaines.
Vous êtes : rigoureux-se, fiable, réactif-ve.
Vous savez rédiger (mails et courriers).
Vous êtes autonome, polyvalent-e.
Vous savez travailler avec des équipes et communiquer vers ces équipes.
Vous maîtrisez les outils numériques suivants : pack Office, agendas, tableurs et dossiers partagés, sites collaboratifs (tels que SharePoint, OneDrive, Nextcloud) et pourrez en proposer de nouveaux.
Une grande discrétion et un savoir-être professionnel sont essentiels.