Gestionnaire administratif (F/H)

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Vous rejoindrez l'unité d'appui à la recherche "Appui Mutualisé de Nouzilly", qui apporte un soutien administratif et logistique à plusieurs unités de recherche et expérimentales. Vous serez intégré-e au pôle « accueil-missions », qui accompagne les agents dans leurs déplacements professionnels, ainsi qu'au pôle « achats », en charge de la gestion des commandes pour l'ensemble des unités.
Vous serez placé·e sous la responsabilité du directeur de l'unité et travaillerez en lien étroit avec les autres pôles (budget, contrats). Votre rôle contribuera directement au bon fonctionnement quotidien des équipes et au maintien d'un accueil de qualité.
Ce poste nécessite polyvalence, sens du service et capacité à travailler en équipe avec de multiples interlocuteurs internes et externes.
Dans ce cadre, vous serez en charge des activités suivantes :
1) Gestion des déplacements professionnels :
- Émettre les autorisations de déplacement via un outil dédié ;
- Réserver les prestations (train, avion, hôtel, location de véhicule…) ;
- Établir les états de frais pour le remboursement des dépenses ;
- Contrôler les documents fournis et transmettre les informations nécessaires ;
- Conseiller les agents sur les modalités et règles de remboursement ;
- Assurer une veille règlementaire.
2) Accueil et services aux agents :
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique et orienter les visiteurs ;
- Contrôler les accès aux espaces sécurisés et appliquer les règles de prévention ;
- Accompagner les nouveaux arrivants ;
- Renseigner les agents de l'unité ;
- Gérer le courrier (réception, tri, envoi de petits colis).
3) Achats :
- Émettre les bons de commande via un outil dédié ;
- Assurer le suivi des bons de commande jusqu'au paiement des factures ;
- Conseiller les agents sur les modalités d'achat et les fournisseurs ;
- Échanger avec les fournisseurs.

Un remplacement ponctuel à l'accueil du second site situé à 1 km pourra être nécessaire.

Formations et compétences recherchées

Une formation en gestion administrative est recommandée.
Une expérience dans des fonctions administratives, d'accueil, d'achats ou de gestion des déplacements serait appréciée.
Savoir-faire :
- Utiliser des outils bureautiques et logiciels dédiés aux déplacements et aux achats ;
- Appliquer les règles administratives et vérifier la conformité des documents ;
- Hiérarchiser les priorités et gérer les urgences ;
- Rédiger et transmettre des informations fiables.
Savoir-être :
- Disponibilité et sens du service ;
- Bon relationnel ;
- Aptitude au travail en équipe ;
- Adaptabilité et flexibilité ;
- Organisation, rigueur et autonomie ;
- Discrétion professionnelle ;
- Compréhension orale et écrite de l'anglais appréciée.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

1. Je télécharge le guide Guide des candidats pdf - 2.31 Mo
2. Je note le numéro du profil TR26-PHASE-2
3. Je postule Espace d'inscription