Assistant-e de direction du Président-Directeur général

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Au sein du Siège d’INRAE, vous serez rattaché·e à l'unité Collège de direction (CODIR), composée d'une soixantaine de personnes, qui est la structure opérationnelle du Collège de Direction d’INRAE, qui définit et met en place la stratégie de l'institut. Ainsi, l'unité CODIR assiste le P-Dg, le Vice-Président pour l’international, la directrice générale déléguée (Science et Innovation) et les deux Directeurs généraux délégués (Expertise et Appui aux politiques publiques ; Ressources), la directrice scientifique (alimentation) et les deuxs Directeurs scientifiques (Agriculture et Environnement), pour la mise en oeuvre des actions initiées par exemple en matière d'animation scientifique et de partenariat. L'unité assure également la gestion des moyens communs, y compris ceux de certaines instances qui lui sont rattachées. Organigramme : https://www.inrae.fr/nous-connaitre/organigramme#gouvernance. 

Au sein de l’unité d’appui au Collège de Direction, vous ferez partie de l’équipe rapprochée du P-Dg, constituée de 2 assistant.es, d’un chauffeur, d’une cheffe de cabinet et de 2 conseillers. Vous participerez à la gestion des relations du P-Dg d’INRAE avec des interlocuteurs variés : ministères, partenaires privés ou publics français et étrangers, parlementaires français et européens, directions internes, etc… Vous serez par ailleurs en relation fonctionnelle en particulier avec les assistant·e·s de la Directrice générale déléguée et des Directeurs généraux délégués, des directeurs et directrices scientifqiues et du Vice-Président d’INRAE, notamment pour assurer la coordination des rendez-vous et la continuité de service. 

En tant qu’assistant·e du P-DG d’INRAE, vos activités principales seront :

• Tenir et suivre l'agenda électronique dense et évolutif du P-Dg (une centaine de créneaux mensuels en France et à l'étranger) ; alimenter et utiliser le tableau de bord numérique du cabinet permettant l’instruction et le suivi des demandes de rendez-vous et de participation du P-Dg à des réunions ; constituer les fonds de dossier correspondants (numériques et/ou physiques), en lien avec les membres du cabinet du P-Dg et en concertation lorsque nécessaire avec les autres assistant.e.s ou agent.e.s concernés par les rendez-vous.
• Assurer la circulation de l'information et sa fiabilité, l’analyser et communiquer avec les membres du cabinet, les services administratifs d’INRAE, les partenaires internes et externes. Savoir sélectionner, synthétiser et partager les informations pertinentes pour la prise de décision des membres du cabinet et du P-Dg.
• Apporter des réponses et assurer la gestion des sollicitations téléphoniques et numériques de nombreux interlocuteurs internes et externes (par mail, par téléphone et en direct). Gérer les courriers et parapheurs entrants et sortants ; les enregistrer sur des outils numériques partagés ; mettre en forme et  rédiger des courriers ou des mails de réponse à caractère non technique à des interloctuteurs variés.
• Organiser des réunions sensibles ou de haut niveau : coordonner la logistique afférente à l’organisation de ces évènements. Accueillir des visiteurs en veillant au respect des règles protocolaires.   
• Participer à la préparation des déplacements nationaux et internationaux du P-Dg (relations avec l’agence de voyage, réservations de restauration et d’hébergement…)
• Gérer des notes de frais du P-Dg et de son cabinet
• Informer, accompagner et orienter les différents interlocuteurs dans leurs démarches
• Préparer au nom du P-Dg des diffusions en interne et en externe (publipostages notamment)
• Assurer le suivi et le reporting des activités en réalisant des tableaux de bord
• Tenir à jour les informations utiles au fonctionnement du cabinet : tableau des contacts….

Vous travaillerez en binôme avec une autre assistante, sous la responsabilité de la cheffe de cabinet qui sera votre encadrante de proximité et en lien avec les membres du cabinet et les assistantes de l’Unité CODIR.

Ce poste nécessite des horaires flexibles et dans tous les cas adaptés à une permanence de présence du secrétariat du P-Dg alternativement 8h30-16h45 ou 11h-19h15. Un jour hebdomadaire peut être télétravaillé (TT). 

Formations et compétences recherchées

Formation, compétences et expérience recherchées

Vous avez le sens des relations humaines,
Vous êtes : rigoureux-se, fiable, réactive, vous avez le sens de la confidentialité,
Vous savez analyser des informations y compris nombreuses (mails, courriers notes),
Vous savez rédiger (mails et courriers) et vous adresser à des interlocuteurs institutionnels
Vous êtes un·e cadre d’appui expérimenté·e, avec des bases en anglais.
Vous êtes autonome, polyvalent-e, avec une capacité à vous adresser à des interlocuteurs personnels ou institutionnels très divers et de haut niveau.

Vous maîtriserez les outils numériques utilisés par le cabinet du PDG (Pack Office ; agendas, tableurs et dossiers partagés ; sites intranet et SharePoint) et pourrez en proposer de nouveaux.

Une grande discrétion et un savoir-être professionnel sont obligatoires.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation