Gestionnaire administratif-ve

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Votre mission consistera à assurer les gestions administratives et RH ainsi que l'assistance de direction auprès du directeur d'unité. La mission inclura également la gestion des missions et le suivi des formations des agents. Le volet d'assistanat de direction consistera principalement dans la gestion des calendriers de l'unité et le respect des échéances.
Vous serez placé-e sous l'autorité directe du directeur d'unité.
Votre activité s'exercera au sein du secrétariat de direction de l'unité expérimentale (UE) fourrages, ruminants environnement (FERLUS) localisée sur le Centre Nouvelle-Aquitaine-Poitiers, située à Lusignan, qui est composée de 35 agents permanents et de non permanents (CDD, stagiaires).
L'UE FERLUS dispose de 3 élevages expérimentaux (180 chèvres laitières, 20 boucs d’insémination, 80 vaches laitières) et d’une surface agricole de 246 ha. Les recherches visent à adapter les productions animales et végétales, et les systèmes dans lesquels elles s’insèrent, à l’économie de ressources (eau, énergie, intrants chimiques), aux aléas et aux changements climatiques, et à un meilleur respect de l’environnement (sol, air, eau et biodiversité).
Vos activités comporteront 2 volets :
1) Secrétariat de Direction : vous serez chargé-e de :
- Gérer les agendas et les échéances du Directeur d'Unité. Servir d'interface entre la Direction de l'unité et le personnel de l'unité.
- Synthétiser et diffuser de l'information en interne et en externe.
- Prendre connaissance des notes de service en lien avec votre activité, savoir les expliquer aux agents et les faire appliquer.
- Organiser les réunions des diverses instances (AG, conseil de service…) y assister, prendre les notes, rédiger les comptes-rendus.
- Participer à l'instruction des dossiers en provenance d'INRAE et de nos tutelles en appliquant les procédures dédiées : demandes de postes, répondre aux enquêtes diverses.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
- Assurer le soutien logistique lors de manifestation (conférences, réunions, séminaires).
- Gérer les missions en France et à l'étranger
2) Ressources Humaines : vous serez chargé-e de :
- La gestion administrative des permanents, outre la gestion quotidienne (arrêts maladie, congés…), vous assurerez le suivi des dossiers d'entretiens d'activités…
- La gestion des personnels non permanents : étudiants français et étrangers, recrutement des personnels en CDD. Vous instruirez les conventions d'accueil et dossiers de recrutement en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière. Vous accueillerez les personnels et assurerez leur suivi administratif dans le respect de la règlementation.
- La gestion du temps sur un logiciel dédié. Vous produirez des tableaux de bord.
Vous devrez faire preuve de grandes qualités organisationnelles, pouvoir travailler dans des délais contraints, être à l'écoute des personnels et rendre régulièrement des comptes à la direction.
Enfin, vous gèrerez avec la gestionnaire finances, l'aspect budgétaire des Ressources Humaines.
Pour mener à bien vos activités, vous travaillerez sous la responsabilité du Directeur d'Unité.

- Savoir respecter la confidentialité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Mettre en œuvre des procédures et des règles

Formations et compétences recherchées

• Formation et compétences recherchées : Baccalauréat, BP, BT - Secrétariat, gestions administrative et ressources humaines
• Connaissances souhaitées : modes de fonctionnement des administrations publiques, techniques d'élaboration de documents, culture internet, techniques de communication, maîtrise de l'anglais
• Expérience appréciée : débutant-e en gestion administrative acceptée
• Aptitudes recherchées : sens du relationnel développé, aptitude au travail en autonomie, maîtrise des outils bureautiques (word, excel, …), aptitude à la communication, rigueur, sens de l'organisation, fiabilité, réactivité, aptitude à gérer de multiples sollicitations, capacités rédactionnelles.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation