Assistant-e de direction

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Le Centre INRAE Ile-de-France-Jouy-en-Josas – Antony est composé de deux sites, un situé à Antony (92) et un à Jouy-en-Josas (78). Le centre est composé de 21 unités de recherche et d’environ 1200 agents titulaires et contractuels et d’une unité chargée de l’appui à la recherche (Service Déconcentré d’Appui à la Recherche – SDAR).
Les Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche (environ 85 agents) regroupent l'ensemble des moyens humains et financiers délégués au Centre pour assurer la mise en œuvre des fonctions de gestion et des fonctions d'intérêt collectif relevant de la responsabilité locale. Ces services apportent leur soutien aux unités du centre, dans le cadre des orientations définies par la direction générale, dans les domaines administratifs, RH, budgétaires et financiers, partenariaux, techniques et logistiques. Vous exercerez votre activité auprès de la Directrice des Services d'Appui (DSA) et de son adjoint (DSAa).
Vous assurerez plus particulièrement des fonctions polyvalentes d'assistance telles que : secrétariat et accueil, appui administratif et logistique, recueil et traitement d'informations en amont de la prise de décision, rédaction de comptes rendus de réunions, relations avec les partenaires internes et externes à INRAE.
Vos activités principales :
- Gérer les agendas partagés de la DSA et son adjoint, contrôler et rappeler les échéances ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi de l’activité (capilog, fiches RSST..) et assurer les relances nécessaires auprès des services ;
- Assurer l'accueil des interlocuteurs internes et externes de la Direction de l’unité en lien avec l’assistante de la Présidente de Centre ;
- Organiser les réunions régulières entre la direction de l’unité et les chefs de service de l’unité (planification périodique, préparation de l'ordre du jour, gestion logistique), ainsi que les réunions de suivi avec les unités ;
- Préparer, en lien étroit avec la DSA et DSAa, les supports de communication nécessaires à l’organisation des réunions, visites, rencontres ;
- Contribuer à l’organisation d’évènements internes en assurant, notamment, le soutien logistique (locaux, matériel, fourniture…) pour l’animation du collectif SDAR et plus largement pour des évènements Centre (Journée des nouveaux arrivants) ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour l'archivage de la documentation réglementaire (notes de services, …) et des dossiers gérés par la direction du centre ;
- Assurer une veille notamment sur les notes de service impactant directement les SDAR ;
- Gérer les outils d’aide à la décision (tableaux de bord, indicateurs, mise en forme de bilan, …) ;
- Réaliser la diffusion de l'information en interne SDAR.
Vos relations : DSA et DSAa directions et équipes d'appui des unités, responsables de service des SDAR, correspondants DCSDAR.

Des déplacements sur l'implantation d’Antony pourront être prévus compte tenu de la bi-localisation des services.

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée en secrétariat, gestion administrative.
Vos compétences :
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative ;
- Maitrise des outils bureautiques (suite office) ;
- Informer et rendre compte ;
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
- Planifier son activité ;
- Travailler en équipe.
Vos aptitudes : rigueur, réactivité, fiabilité, autonomie, disponibilité, discrétion et sens du relationnel.