Gestionnaire administratif-ve

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Vous serez affecté-e à l'unité PolGEst (Pôle de gestion mutualisé du Grand-Est) qui est une unité d'appui à la recherche sous la double tutelle des départements EcoSocio et Ecodiv. Nouvellement créée, l'unité PolGEst comprend quatre gestionnaires et une Directrice. Cette structure coordonne et réalise des activités de support administratif, financier et de gestion du personnel pour le compte de plusieurs unités de recherche du Centre INRAE Grand-Est Nancy.
Vous travaillerez principalement sur le centre INRAE Grand Est-Nancy basé à Champenoux avec quelques déplacements ponctuels à prévoir sur Reims. Vous serez placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l'unité PolGEst et la responsabilité fonctionnelle des directeurs d'unités pour lesquels vous apporterez un appui.
Vos missions principales seront les suivantes :
- gestion budgétaire et financière : pilotage du budget, exécution des dépenses, réalisation des appels d’offres, suivis de la facturation, gestion et suivi des recettes ;
- gestion des contrats de recherche et production des justifications financières ;
- gestion de déplacements des personnels des unités et des invités : établissement des ordres de missions et des états de frais, réservation de transports et hébergement, suivi de tableaux de bord ;
- gestion administrative courante, aide à la réalisation d’enquêtes et de bilans, etc. ;
- gestion RH des personnels permanents et non permanents, suivi des salaires des CDD, suivi des congés et absences, prise en charge et accueil de personnes extérieures françaises et étrangères.
- soutien logistique de l’activité du service et d’évènements internes ou externes (conférences, réunions, colloques, ...).
Vous serez en interaction avec les gestionnaires de proximité, les directeurs-trices et les agents des unités dont vous aurez la charge, les agents des services d’appui à la recherche et du service financier et les fournisseurs.
Vous assurerez une continuité de service avec l’équipe du Pôle de gestion.
Vos activités seront les suivantes :
- Traiter les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Suivre le budget de l’unité ;
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées ;
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) ;
- Contrôler les échéances ;
- Gérer le courrier, la messagerie ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion ;
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Assurer une veille juridique ;
- Classer et archiver les documents.
Vous aurez des interactions fortes avec les gestionnaires, les agents des unités et les services d'appui du centre.
Vous contribuerez à la préparation, l'exécution et le suivi des activités de gestion administrative, ressources humaines et financière nécessaires au bon fonctionnement des unités en conformité avec la réglementation en vigueur.
Pour faciliter votre intégration, vous bénéficierez d'un accompagnement lié à l'appropriation des procédures et des outils.

Formations et compétences recherchées

Une formation administrative, comptable et/ou financière est souhaitée.
Vous avez un niveau A1 à A2 en anglais.
Une expérience démontrant la capacité à assurer les missions principales de gestion financière est attendue.
La maitrise des outils informatiques (logiciels du Pack Office, messagerie, outils web..) et son appétence sont nécessaires.
Aptitudes et capacité personnelles :
- Faire preuve de qualités d'organisation et de rigueur ;
- Savoir planifier et organiser son activité ;
- Veiller au respect des règles et procédures ;
- Savoir travailler en équipe et en interaction avec de multiples acteurs ;
- Être polyvalent-e, savoir prendre des initiatives et travailler en autonomie tout en sachant rendre compte ;
- Avoir le sens du service ;
- Savoir mettre en oeuvre une démarche qualité ;
- Être doté-e de capacités à communiquer et faire preuve de pédagogie.