Assistant-e en gestion administrative

Retour à la liste des postes de la campagne

Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales.

Environnement de travail, missions et activités

Vous exercerez vos missions au sein de l'équipe administrative et technique mutualisée entre l'unité mixte de recherche (UMR) MoISA (Centre interdisciplinaire montpelliérain sur les systèmes agri-alimentaires durables) et l'UMR CEE-M (Centre d'Économie de l'Environnement à Montpellier). Le CEE-M dépend du département EcoSocio et MoISA relève des départements EcoSocio et ALIM-H. Les deux unités sont localisées dans un même bâtiment sur le Campus INRAE-Institut Agro à Montpellier et sur plusieurs d’autres sites géographiques sur Montpellier.
L’équipe administrative et technique mutualisée assure la gestion des tutelles INRAE, Institut Agro et CNRS, ainsi que le suivi administratif de l’ensemble des doctorants, post-doctorants, contractuels et stagiaires des deux UMR. Pour l’UMR MoISA, cela représente 35 agents permanents, 40 doctorants, environ 15 post-doctorants ou CDD, et une vingtaine de stagiaires par an. L’UMR CEE-M compte quant à elle 21 agents permanents, 22 doctorants, environ 6 post-doctorants ou CDD, et une dizaine de stagiaires. Au total, l’équipe assure le suivi administratif de plus de 130 personnes chaque année, tous statuts confondus.
L’équipe est également sollicitée pour la gestion administrative de projets de recherche portés par des agents relevant d'autres tutelles, comme le CNRS ou l’université.
Chaque année, l'équipe administrative gère environ 2,7 millions d'euros et assure le suivi d'une cinquantaine de projets.
Vous serez placé-e sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice de l’unité et de l’administratrice. L’équipe est actuellement composée de quatre gestionnaires.
Vous jouerez un rôle essentiel dans l’organisation et le fonctionnement administratif des deux unités MoISA et CEE-M pour les composantes INRAE et Institut Agro. Vous aurez en charge la planification d’activités, la gestion administrative, comptable et budgétaire, ainsi que le suivi des projets de recherche.
Sur le plan administratif, vous participerez à l’organisation des réunions et des événements scientifiques, en collaboration avec les autres gestionnaires, notamment sur le plan budgétaire.
Vous contribuerez activement à l’élaboration, au contrôle et au suivi des budgets des deux unités (2,7 M€), en assurant une gestion rigoureuse des opérations comptables telles que la validation des factures et le suivi des paiements, dans le respect des règles en vigueur.
Vous assurerez également la gestion financière des projets de recherche, depuis leur mise en place jusqu’à la justification finale. En complémentarité, vous interviendrez avec le service des contrats pour la mise en place budgétaire, le suivi des dépenses, la préparation des rapports de justification financière et leur conformité lors des clôtures de projets.
Vous serez en charge de communiquer avec l’ensemble des personnes et services impliqués dans le suivi budgétaire des projets dont vous aurez la charge (direction de l’UMR, administratrice, services d’appui du Centre INRAE de Montpellier, de l’Institut Agro, et gestionnaires des autres tutelles de l’UMR : CIRAD, IRD, IAMM).
Vous participerez également, avec les autres gestionnaires, au suivi global des budgets de l’unité afin de permettre à l’administratrice de produire un bilan consolidé et cohérent.
Vous gérerez les interactions avec fournisseurs et prestataires, et aurez des contacts réguliers avec les partenaires institutionnels et financiers.
En lien avec les départements de tutelle et les services centraux, vous contribuerez au bon déroulement des activités administratives, en harmonisant les procédures et en garantissant leur conformité.
Enfin, vous intégrerez activement le réseau des gestionnaires du département EcoSocio d’INRAE (environ 40 personnes).

Formations et compétences recherchées

Savoirs-faire :
- procéder aux opérations d'engagement ;
- suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure ;
- enregistrer les données budgétaires ;
- classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables ;
- collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion ;
- s'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité ;
- consigner les procédures applicables dans son domaine ;
- tenir une régie de recettes ou d'avance ;
- alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi ;
- intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence.