Assistant-e administratif-ve

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Le centre Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes réunit une vingtaine d'unités de recherche et près de 550 agents répartis sur les sites de Lyon, Grenoble et Thonon-les-Bains.

Le service Secrétariat Général intervient en proximité à Lyon auprès du Président de Centre et du Directeur des Services d’Appui et à Grenoble pour le Directeur des Services d’Appui Adjoint. 
Le Secrétariat Général participe à la gestion administrative collective du Centre et réalise la gestion de proximité RH des agents de l’Unité SDAR.

Il est composé de 3 personnes à Lyon :

- La Coordinatrice du Secrétariat Général 
- L’Assistant(e) du Président de Centre (PC) et Gestionnaire de proximité RH des agents SDAR
- L’Assistante du Directeur des Services d’Appui (DSA) et Gestionnaire administrative SDAR

Une correspondante administrative assure un relai à Grenoble.
Le poste d’Assistant-e du Président de Centre et Gestionnaire des RH de proximité est basé à Lyon-Villeurbanne. Le poste à pourvoir est un CDD de catégorie A de la Fonction publique. Il est à temps plein.

=> Les Missions :

Vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique du Président de Centre pour l'exercice de ses responsabilités et vous réalisez la gestion administrative RH de proximité des agents de l'unité SDAR. Vous participez à la gestion de dossiers transversaux et vous réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.

L’Assistant-e du PC et et Gestionnaire de proximité RH intervient régulièrement en interne auprès des membres de direction, du Service des Ressources Humaines et des agents de son unité.

Il/elle est également en contact externe avec des prestataires et des partenaires.

=> VOS ACTIVITES :

1/ Sur le volet Assistant-e du PC, vous serez en charge de :

- Traiter le courrier électronique et l’agenda partagé de la messagerie Présidence, programmer et contrôler les échéances, suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés, gérer les répertoires partagés
- Rédiger des courriers administratifs, prendre en charge de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du Président (notes de frais, recherche de prestataires en événementiel, convocations)
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Président, participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, instances, déplacements…) et réaliser la rédaction des comptes-rendus.
- Contribuer à la communication institutionnelle du président, en lien avec le service communication du centre, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

2/ Sur le volet Gestion administrative RH de proximité des agents de l'unité SDAR, vous serez en charge de :

- Traiter la gestion administrative et ressources humaines de l’Unité SDAR et de ses agents, gérer le dossier de chaque agent et instruire ses demandes en vérifiant la régularité administrative de premier niveau, collecter des documents individuels et diffuser des actes liés à la gestion des ressources humaines, saisir les régularisations des badgeages/ absences/télétravail, réaliser le suivi de l’émargement pour grève, participer au suivi des inscriptions à la restauration et aux visites médicales.
- Assurer la gestion des recrutements (titulaires, contractuels, stagiaires) avec la relecture de profil, la parution des annonces, les convocations aux entretiens et l’envoi du dossier de recrutement
- Accueillir et informer les nouveaux agents, réaliser les formalités d’entrée et de sortie, mettre à jour les listes de diffusion, rédiger des documents d'information
- Alimenter des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs et ressources humaines, répondre à des enquêtes.
- Dans le cadre des campagnes annuelles RH (promotion, évaluations, entretiens, transports) suivre la diffusion et la collecte de documents, vérifier et réaliser le recensement des pièces
- Assurer la suppléance de l’Assistante du DSA pour le secrétariat de l’unité SDAR et la rédaction de comptes-rendus notamment des réunions du CODIR SDAR

Déplacements occasionnels à Grenoble
Activité en binôme avec l’Assistante du DSA pour continuité de service (prise de congés)

 

Formations et compétences recherchées

Expérience appréciée en rédaction de compte-rendu, secrétariat, gestion administrative
Goût pour une activité en lien avec les ressources humaines

> Connaissances :

- Techniques de communication, s'exprimer oralement de façon claire et concise

- Très bonne expression écrite, rédaction sans faute d'orthographe, techniques de prise de notes
- Notions générales en gestion de proximité RH auprès des agents
- Elaboration de documents, Savoir présenter des informations de manière attrayante, classement et archivage de documents

- Création de plateforme de collaboration et de gestion de contenu ou de partage de fichiers.

> Compétences opérationnelles :

- Savoir planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints, savoir gérer les situations d'urgence et les pics d’activité, avoir le sens de l'initiative, faire preuve d’une grande polyvalence dans les tâches à accomplir
- Mettre en œuvre les procédures de gestion, savoir interpréter des données, assurer le suivi de dossiers agents
- Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (gestion des effectifs, gestion des congés et badgeage), faire preuve d’aisance avec l'évolution des outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint, Outlook, visioconférences)
- Savoir rendre compte et présenter les différentes phases d'un travail, faire remonter des questions ou des difficultés
- Travailler en équipe

> Compétences comportementales :

- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation, réactivité, capacité à établir des priorités 
- Rigueur / Fiabilité, capacité à travailler avec précision et à rendre compte
- Sens relationnel, capacité à entrer en contact pour la recherche d'information, capacité d'écoute

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

 

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation