Assistant-e de direction et de gouvernance

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Présentation d'INRAE

INRAE, Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement, est un organisme public de recherche qui réunit 12 000 collaborateurs au sein de 272 unités réparties sur 18 centres en France. Premier organisme mondial spécialisé sur l’ensemble agriculture – alimentation – environnement, INRAE joue un rôle clé pour accompagner les transitions nécessaires face aux grands défis planétaires.

Face à l’augmentation de la population, aux enjeux de sécurité alimentaire, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE s’engage à développer des solutions scientifiques et à accompagner l’évolution des pratiques agricoles, alimentaires et environnementales

Important : Ces postes sont ouverts exclusivement aux fonctionnaires et aux agents en CDI relevant des trois fonctions publiques.

Environnement de travail, missions et activités

Vous rejoindrez les services d’appui à la recherche (SDAR) d’un centre de recherche regroupant près de 1 000 agents au sein de plusieurs unités de recherche. Ces services accompagnent les équipes dans les domaines administratifs, des ressources humaines, de la gestion financière, de la logistique, de la maintenance et de la qualité de vie au travail. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe de direction du centre et contribuerez à son bon fonctionnement au quotidien.

Votre mission s’inscrit dans un contexte de coordination d’un collectif important réunissant de nombreux acteurs scientifiques, techniques et administratifs. Placé-e sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des services d’appui, vous assurerez un rôle central dans l’organisation des activités de gouvernance et dans la circulation de l’information entre les différentes parties prenantes. Vous aurez des liens fonctionnels forts avec la Présidente de Centre que vous assisterez et appuierez. 

Ce poste vous permettra de contribuer au fonctionnement collectif du centre en facilitant la préparation des décisions, l’organisation des échanges et l’accueil des partenaires institutionnels. Par votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous participerez à la qualité du dialogue interne et à la valorisation des activités du centre.

Dans ce cadre, vous serez en charge de :

Gestion des instances et réunions de gouvernance
- Élaborer et mettre à jour le calendrier annuel des réunions des instances du centre ;
- Préparer les ordres du jour en lien avec la direction et les services concernés ;
- Organiser matériellement les réunions et contribuer à la préparation des supports de présentation ;
- Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus ;
- Assurer le suivi des décisions et actions engagées.

Assistanat de la direction
- Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de l’équipe de direction ;
- Gérer les agendas et les aspects logistiques associés ;
- Rédiger des courriers et documents à destination des partenaires institutionnels ;
- Mettre en place et suivre des tableaux de bord relatifs au fonctionnement du centre ;
- Assurer une veille sur les informations utiles au collectif ;
- Organiser, classer et archiver les documents numériques.

Organisation d’évènements et accueil de délégations
- Coordonner la logistique des manifestations organisées sur le centre ;
- Préparer l’accueil de délégations, visiteurs et personnalités ;
- Organiser les circuits de visite, les réservations et les prestations nécessaires ;
- Assurer la présence et le suivi logistique lors des évènements ;
- Maintenir les relations avec les différents interlocuteurs impliqués dans leur organisation.

Une présence est requise lors de certains évènements organisés sur le centre afin d’en assurer le bon déroulement logistique.

Formations et compétences recherchées

Vous avez une formation en assistanat de direction, gestion administrative, secrétariat ou administration des organisations.
Une première expérience sur des fonctions d’assistanat de direction, de secrétariat de gouvernance ou de coordination administrative serait appréciée.

Savoir-faire :
- Rédiger des comptes rendus, courriers et documents administratifs de qualité ;
- Organiser et coordonner des réunions et évènements ;
- Utiliser les outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, outils de partage documentaire, visioconférence) ;
- Mettre en place et suivre des tableaux de bord ;
- Gérer et archiver des documents numériques.
Le poste nécessite la pratique de l’anglais à un niveau B1.

Savoir-être :
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Réactivité et capacité à gérer plusieurs activités simultanément ;
- Sens de la confidentialité et discrétion professionnelle ;
- Esprit d’initiative ;
- Qualités relationnelles et sens du service ;
- Autonomie, polyvalence et adaptabilité ;
- Capacité à rendre compte de son activité.

Modalités pour postuler

1. Je télécharge le guide Guide des candidates et des candidats offres ponctuelles de mobilité pdf - 3.65 Mo
2. Je note le n° du profil MOB2026-54
3. Je postule Espace d'inscription