Assistant-e de direction

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Au sein du Siège d'INRAE, vous serez rattaché-e à l'unité Collège de Direction (CoDir), composée d'une soixantaine de personnes, qui est la structure opérationnelle du Collège de Direction d'INRAE, qui définit et met en place la stratégie de l'institut. Ainsi, l'unité CoDir assiste le Président Directeur général (PDG), le Vice-Président pour l'international, la Directrice générale déléguée (Science et Innovation) et les deux Directeurs généraux délégués (Expertise et Appui aux politiques publiques; Ressources), la Directrice scientifique (Alimentation) et les deux Directeurs scientifiques (Agriculture et Environnement), pour la mise en oeuvre des actions initiées par exemple en matière d'animation scientifique et de partenariat. L'unité assure également la gestion des moyens communs, y compris ceux de certaines instances qui lui sont rattachées.

Au sein de l'unité d'appui au Collège de Direction, vous ferez partie de l'équipe rapprochée du PDG, constituée de deux assistant-e-s, d'un chauffeur, d'une cheffe de cabinet et de deux conseillers. Vous participerez à la gestion des relations du PDG d'INRAE avec des interlocuteurs variés : ministères, partenaires privés ou publics français et étrangers, parlementaires français et européens, directions internes, etc... Vous serez par ailleurs en relation fonctionnelle en particulier avec les assistant-e-s de la Directrice générale déléguée et des Directeurs généraux délégués, des directeurs et directrice scientifiques et du Vice-Président d'INRAE, notamment pour assurer la coordination des rendez-vous et la continuité de service.

En tant qu'assistant-e du PDG d'INRAE, vos activités principales seront :
-  Tenir et suivre l'agenda électronique dense et évolutif du PDG (une centaine de créneaux mensuels en France et à l'étranger). Alimenter et utiliser le tableau de bord numérique du cabinet permettant l'instruction et le suivi des demandes de rendez-vous et de participation du PDG à des réunions. Constituer les fonds de dossiers correspondants (numériques et/ou physiques), en lien avec les membres du cabinet du PDG et en concertation lorsque nécessaire avec les autres assistants ou agents concernés par les rendez-vous.
-  Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les membres du cabinet, les services administratifs d'INRAE, les partenaires internes et externes. Savoir sélectionner, synthétiser et partager les informations pertinentes pour la prise de décision des membres du cabinet et du PDG.
-  Apporter des réponses et assurer la gestion des sollicitations téléphoniques et numériques de nombreux interlocuteurs internes et externes (par mail, par téléphone et en direct). Gérer les courriers et parapheurs entrants et sortants, les enregistrer sur des outils numériques partagés ; mettre en forme et rédiger des courriers ou des mails de réponse à caractère non technique à des interlocuteurs variés.
-  Organiser des réunions sensibles ou de haut niveau : coordonner la logistique afférente à l'organisation de ces événements. 
-  Accueillir des visiteurs en veillant au respect des règles protocolaires.
-  Participer à la préparation des déplacements nationaux et internationaux du PDG (relations avec l'agence de voyage, réservations de restauration et d'hébergement...).
-  Gérer des notes de frais du PDG et de son cabinet.
-  Informer, accompagner et orienter les différents interlocuteurs dans leurs démarches.
-  Préparer au nom du PDG des diffusions en interne et en externe (publipostages notamment).
-  Assurer le suivi et le reporting des activités en réalisant des tableaux de bord.
-  Tenir à jour les informations utiles au fonctionnement du cabinet : tableau de contacts...

Vous travaillerez en binôme avec un-e autre assistant-e, sous la responsabilité de la cheffe de cabinet qui sera votre encadrante de proximité et en lien avec les membres du cabinet et les assistant-e-s de l'unité CoDir.

Ce poste nécessite des horaires flexibles et dans tous les cas adaptés à une permanence de présence du secrétariat du PDG alternativement 8h30 - 16h45 ou 11h - 19h15.
Un jour hebdomadaire peut être télétravaillé.

Formations et compétences recherchées

Vous avez le sens des relations humaines.
Vous êtes : rigoureux-se, fiable, réactif-ve, vous avez le sens de la confidentialité.
Vous savez rédiger (mails et courriers).
Vous êtes un-e cadre d'appui expérimenté-e, avec des bases en anglais.
Vous êtes autonome, polyvalent-e, avec une capacité à vous adresser à des interlocuteurs personnels ou institutionnels très divers et de haut niveau.
Vous maîtrisez les outils numériques utilisés par le cabinet du PDG (Pack Office ; agendas, tableurs et dossiers partagés ; sites intranet et SharePoint) et pourrez en proposer de nouveaux.
Une grande discrétion et un savoir être professionnel sont essentiels.

Date limite pour postuler : 06/12/2024 à 17h00

Modalités pour postuler

1. Je télécharge le guide Guide des candidates et des candidats pdf - 3.46 MB
2. Je note le numéro du profil MOB2024-54-2
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