Assistant.e de direction d'une Direction Scientifique

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Votre unité d’affectation (unité CODIR, support auprès de la Direction générale), est la structure opérationnelle du collège de direction d’INRAE qui définit et met en place la stratégie de l'Institut. L'unité Codir assiste le président, la direction générale et les quatre directeurs scientifiques, Agriculture, Alimentation & Santé, Bioéconomie et Environnement & Forêt, pour la mise en oeuvre des actions initiées dans le cadre du Collège de direction et assure la gestion des moyens communs. 

Votre activité s’inscrira dans le cadre des missions de la Directrice Scientifique Environnement et Forêt et du Directeur Scientifique Bioéconomie.

Pour mener à bien ces missions, vous serez en forte interaction avec :

Sur le Siège : 

- Les équipes des directions scientifiques, en particulier les autres collègues assistantes aunsi que de la direction générale déléguée Science et Innovation, 

- Le cabinet et les assistant.e.s de la Direction Générale et des trois Directeurs généraux délégués

- Les gestionnaires du CODIR et les autres équipes supports des directions du Centre siège

Au sein de l’Institut : 

- Les chefs de départements scientifiques de l’Institut ainsi que les présidents de Centre et leurs équipes 

Et en externe : 

- Des partenaires externes (ministères, partenaires français et étrangers…).

Environnement de travail, missions et activités au titre des Directions scientifiques Bioéconomie et Environnement et Forêt

Les activités que vous exercerez s’articuleront autour de 3 grands domaines :

Aide au fonctionnement des deux Directions scientifiques :

- accueil téléphonique, gestion des agendas, des courriers (gestion de la correspondance reçue, rédaction de courriers de réponse, diffusion en interne et en externe) et des parapheurs (enregistrement et suivi), gestion administrative (gestion de déplacements, devis, fournitures, classement et archivage…)

- planification des réunions des Directions scientifiques ou des réunions spécifiques, en assurer l’organisation matérielle et la préparation des fonds de dossiers ; si besoin, y assister et contribuer à l’élaboration des relevés de décision

- suivi de dossiers : appui au suivi (archivage de documents, appui à l’organisation de réunions de suivi scientifique…), élaboration et suivi de tableaux de bord

Appui à l’organisation de concours et au suivi budgétaire : 

- contribution au pilotage et à l’organisation matérielle des concours de Directeurs de recherche de 2ème classe, de chargé de recherche de classe normale sur projets et de la procédure d’avancement au grade de Directeur de recherche de 1ère classe en lien avec les différentes parties prenantes

- préparation du budget de la Direction scientifique en lien avec les équipes et suivi de son exécution en lien avec les gestionnaires du CODIR 

Aide à la mise en place d’actions d’information et de communication :

- formalisation et animation des espaces collaboratifs de travail internes des Directions scientifique (type Sharepoint)

- contribution à l’organisation matérielle et logistique d’événements (séminaires, webinaires, colloques…) pilotés par la Direction scientifique

En tant que membre de l’Unité CODIR, vous pourrez être amené.e à apporter un soutien à vos collègues : organisations et gestion de réunions ou de colloques, organisation et gestion de concours, gestion des déplacements,constitution des dossiers, etc.

Ce poste peut exiger des horaires décalés en cas d'urgence ou de surcharge (avec compensations).

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée : Secrétariat de direction

Assistant(e) de direction expérimenté(e), autonomie, prise d'initiative, polyvalence, adaptabilité, réactivité, rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité. 

Maîtrise de la rédaction de rapports et de documents. 

Maîtrise de la conception de tableaux de bord et de bases de données. 

Sens du relationnel, du travail en équipe.

Maîtrise des outils bureautiques dont outils spécifiques (agendas partagés, gestion dématérialisée des parapheurs à venir, outils internet et intranet, outils de dossiers partagés).

Une connaissance de l’anglais serait appréciée.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation