Gestionnaire administratif-ve

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous intégrerez le service Prévention du centre INRAE Provence-Alpes-Côte d’Azur, basé à Avignon. Composé de trois agents, le service est placé sous la responsabilité de la cheffe de service, assistée de deux adjoints. Le service conseille la hiérarchie, coordonne et veille à la qualité des actions en matière de sécurité et d’environnement, tout en animant le réseau local des assistants de prévention et en diffusant l’information sur les bonnes pratiques de prévention.

Dans ce cadre, vous serez chargé·e d’assurer la gestion administrative du service. Vous interviendrez, dans le périmètre défini par la responsable du service, en lien avec les autres services des SDAR (Ressources Humaines, Marchés/Achats, Budget, Logistique, Patrimoine et Immobilier, etc.), ainsi qu’avec les agents des unités de recherche (Assistant·e·s de Prévention, Gestionnaires d’Unité, Directeur·rice·s d’Unité) et les partenaires extérieurs.

Sous la supervision de la responsable du service, vous serez en charge des activités suivantes :

• Organisation et mise à jour des dossiers administratifs de prévention.
• Alimentation des tableaux de bord et réalisation des extractions dans les systèmes d'information.
• Suivi des fiches du registre Santé et Sécurité au Travail (RSST).
• Recueil des besoins et suivi des formation Santé Sécurité au Travail, en collaboration avec l’équipe Formation.
• Relations avec les fournisseurs et partenaires extérieurs : échanges téléphoniques et par courriel.
• Gestion logistique des manifestations (distanciels et présentiels) organisées par le service (envoi des invitations, recensement des participants, préparation des liens de visioconférence, réservation de salles, accueil), prise de notes pendant les séances et rédaction des comptes rendus.
• Suivi et gestion des commandes : devis, bons de commande, factures.
• Recherche documentaire en fonction des sujets et des besoins identifiés.

La liste des activités n’est pas exhaustive. Le contour des activités est évolutif. 

Poste à mi-temps, renouvelable.

Exceptionnellement, vous seriez amené-e à accompagner la responsable ou ses adjoints dans certains déplacements sur l'ensemble du centre : 13 sites répartis sur 5 départements et 3 régions (Vaucluse, Bouches du Rhône, Alpes-Maritimes, Gard, Drôme). Le permis B est vivement recommandé dans ce cadre.

Formations et compétences recherchées

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau BEP/CAP ou Bac, Bac Pro, dans le domaine de la gestion administrative.

Vous avez déjà idéalement une première expérience dans un environnement administratif.

Des notions dans la prévention Santé Sécurité au Travail seront appréciées

Compétences opérationnelles :

• Maitriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)

Compétences comportementales :

• Bonne capacité rédactionnelle, de rendre compte, de communiquer
• Bonne capacité d’adaptation aux situations variées et imprévues
• Savoir organiser des activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir travailler à la fois en équipe et en autonomie

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation