Secrétaire administratif-ve

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Description de la mission : 

Affecté.e au sein du Département Administration du Personnel (DAP) de la DRH d'INRAE, localisé à Paris (7e arrondissement), vous aurez pour mission principale d'assurer l'appui administratif et opérationnel indispensable au bon fonctionnement du Département et de ses différents pôles en bonne articulation avec le service en charge des fonction support de l’unité. Vous contribuerez activement à la fluidité des processus administratifs et la bonne intégration des nouveaux arrivants au département dès lors que les recrutements seront effectifs.

 Activités principales :

              Gestion de l'intendance et du bon fonctionnement du collectif DAP : 

•  Recensement des besoins de fournitures de bureau pour demande d’achat auprès du le Service d'Appui Polyvalent de Proximité (SAPP).
•  Mise à jour des tableaux de gestion des fournitures.

• Suivi des consommations et gestion du stock de fournitures bureautiques en lien avec le SAPP.

  Gestion du courrier : 

• Réception et répartition entre les pôles et services du DAP du courrier postal arrivé.
• Traitement et scan des courriers importants. 
• Lien avec les chefs de pôles pour la bonne circulation de l'information.
•  Préparation, envoi et suivi des courriers recommandés.

            Support administratif et rédactionnel :

• Saisie et mise en forme de documents divers, incluant la création de documents de présentation en soutien des responsables du département.
• Rédaction de mails ou de courrier d'information pour le DAP (publipostage).
• Demande de mise en publication de notes de service et de tout autre document à diffuser largement. 
• Saisie des attestations de frais de réception et contrôle de la réalisation des prestations en lien avec le SAPP.

           Archivage et suivi des dossiers : 

• Préparation, suivi, contrôle et archivage des dossiers administratifs de l'équipe du DAP. Gestion de la demande de consultation.
• Suivi de l'envoi et du retour des parapheurs DRH (physiques ou numériques) avec les outils numériques, incluant le contrôle et les relances nécessaires.

          Accueil et intégration des nouveaux arrivants :

• Accompagnement, accueil et installation des nouveaux arrivants à la prise de poste au sein du DAP en lien avec le SAPP (documents de présentation de l’institut et de l’environnement de travail, intégration, attribution de bureau, fournitures, …).

            Participation aux réunions et reporting : 

• Participation aux réunions du département, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
• Génération, suivi et restitution de tableaux de bord pour l’équipe du DAP (ex : suivi des congés).

            Appui général aux pôles : 

• Être en appui administratif aux différents pôles du DAP dans leurs missions quotidiennes.
• Être en capacité de produire des documents de présentation type power point pour les différentes réunions en soutien à la direction du département et des pôles.

Formations et compétences recherchées

Formation : Bac 

Domaine de formation souhaitée : Gestion des ressources humaines ou assistanat de direction/gestion PME-PMI.

 Spécificité(s) et environnement du poste :

• Télétravail partiel possible

Connaissances : 

• Connaissances en gestion administrative et/ou en ressources humaines. 
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint impératif).
• Connaissance des outils de gestion électronique de documents (GED) et de parapheur numérique serait un plus.

Compétences opérationnelles :

• Respecter les procédures et les délais,
• Savoir planifier son travail, 
• Prioriser et gérer les urgences en autonomie 
• Gérer en confidentialité les informations détenues en fonction du destinataire 

Aptitudes :

• Savoir s’adapter et faire preuve de réactivité
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie et de diplomatie 
• Être à l’écoute et avoir un bon relationnel
• Sens de l’organisation, rigueur et méthode
• Autonomie et esprit d’initiative

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation