Assistant.e de direction

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 272 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous exercerez votre activité au sein du secrétariat général des Services déconcentrés d’appui à la recherche (SDAR). 

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la DSA (Directrice des services d’appui) et sous la responsabilité fonctionnelle du Président de Centre, vous assisterez ce dernier dans l'exercice de ses responsabilités. Vous serez la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

A ce titre, vous assurerez des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique, réaliserez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Vous serez plus particulièrement en charge de :

• participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines des activités du Président, en appliquant les procédures dédiées,
• rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, rapports…),
• organiser les réunions opérationnelles ou les instances pour la direction en relation avec les chefs de services, les Unités… et en rédiger les comptes rendus,
• instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière,
• contribuer à la communication institutionnelle du Président, en lien avec le service communication du Centre,
• assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (partenaires), informer et accompagner les différents interlocuteurs du Président (Directions nationales, partenaires publics et privés, institutionnels ou individuel...),
• gérer les sollicitations internes et externes, planifier les rendez-vous, gérer les agendas et assurer le suivi des échéances,
• assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Conditions particulières d’activité :  le poste nécessite une présence physique sur site, pas ou très peu de télétravail pour des activités très spécifiques. Une continuité de service est à prévoir avec l’assistante de la DSA.

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée : Diplôme de niveau bac/bac+2 dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion administrative.

Connaissances souhaitées :

• maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…),
• maîtrise de la bureautique (en particulier des tableurs),
• maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord,
• connaissance des normes rédactionnelles,
• connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie),
• maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation,
• connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire,
• maîtrise de l’organisation d’événements,
• anglais niveau B2 minimum.

Aptitudes recherchées :

• Dynamisme, esprit d’initiative et autonomie,
• Discrétion,
• Organisation et rigueur,
• Capacité à travailler en équipe,
• Esprit de synthèse et d’analyse,
• Capacités rédactionnelles,
• Sens de l’écoute et de la communication.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein) ;
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Le site de Theix est desservi par deux navettes dédiées aux agents INRAE qui relient le site à l'agglomération clermontoise, matin et soir, ainsi qu’une ligne de transport à la demande, il est également équipé de stationnements et de services dédiés à la pratique du vélo.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation