Mission temporaire OT-11722

Assistant-e administratif-ve

69625 VILLEURBANNE

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Présentation INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche rassemblant une communauté de travail de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. INRAE se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal. Ses recherches visent à construire des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Le centre Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes crée au 1er janvier 2020 réunit une vingtaine d'unités de recherche et près de  500 agents répartis sur les sites de Lyon, Grenoble et Thonon les Bains.

Les services d'appui du centre sont regroupés au sein de l'unité SDAR (Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche) d'environ 50 membres localisés sur les sites de Lyon et Grenoble. Les Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche dirigés par le Directeur des Services d'Appui (DSA), mettent en oeuvre, au bénéfice des unités qui en dépendent, l'ensemble des fonctions d'intérêt collectif relevant de la responsabilité locale du Président.

 

Le service Secrétariat Général intervient en proximité auprès du Président de Centre et du Directeur des Services d’Appui à Lyon-Villeurbanne et du Directeur des Services d’Appui Adjoint à Grenoble-Saint-Martin-d'Hères, il réalise également la gestion administrative des agents de l’Unite SDAR.

Il est composé de 4 personnes :

- La Coordinatrice du Secrétariat Général à Lyon-Villeurbanne
- L’Assistante du Président de Centre et gestionnaire administratif à Lyon-Villeurbanne
- L’Assistante du Directeur des Services d’Appui (DSA) et gestionnaire administratif à Lyon-Villeurbanne 
- La gestionnaire financière à Grenoble-Saint-Martin-d'Hères

Le poste d’Assistant(e) DSA et gestionnaire administratif sera basé à Lyon-Villeurbanne, il remplace un départ à la retraite.

Mission:

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative du DSA et de l'unité SDAR, participer à la gestion de dossiers transversaux et réaliser des actes administratifs et des actes de gestion dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement

Vous interviendrez quotidiennement auprès des membres de la direction et des collaborateurs exerçant des responsabilités opérationnelles

Activités principales:

 - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances, Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés, rendre compte de l'état d'avancement des dossiers, rédiger des notes et des courriers administratifs, Rédiger des documents simples d'information, Prendre en charge, de façon autonome, certaines activités liées au fonctionnement du service, Saisir les régularisation des badgeages et des absences

- Assurer l'accueil téléphonique, prendre des messages, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes, Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur, sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe, gérer le courrier postal et les colis, traiter le courrier électronique et les répertoires partagés, mettre à jour les listes de diffusion.

- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines du service en appliquant les procédures dédiées, instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative, Procéder aux opérations d'engagement de dépenses (devis, commandes, notes de frais), collecter, contrôler, classer et archiver les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines, preparer les réponses aux enquêtes

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service et participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, AG, déplacements…), prendre en notes les échanges et rédiger des comptes-rendus

- Appui ponctuel de secrétariat auprès de deux directeurs d’unités de recherche RIVERLY et REVERSAAL sur Lyon-Villeurbanne.

Déplacements occasionnels à Grenoble
Activité
en binôme pour continuité de service (prise de congés)

Formations et compétences recherchées

BAC

Connaissances:

  • Expérience souhaitée en secrétariat, gestion administrative
  • Techniques de communication, s'exprimer de façon claire et concise, rédaction sans faute d'orthographe, techniques de prise de notes
  • Règles et techniques générales de la comptabilité
  • Elaboration de documents, Savoir présenter des informations de manière attrayante, classement et archivage de documents
  • Langue anglaise (compréhension orale)

Compétences Opérationnelles:

  • Savoir planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints, savoir gérer les situations d'urgence, avoir le sens de l'initiative, faire preuve d’une grande polyvalence dans les tâches à accomplir
  • Mettre en œuvre les procédures comptables et financières, savoir interpréter des données, assurer le suivi de dépenses thématiques, analyse de tableaux de bord
  • Maîtriser les logiciels spécifiques à l'activité (Excel, Word, Powerpoint, Outlook), faire preuve d’aisance avec l'évolution des outils bureautiques
  • Savoir rendre compte et présenter les différentes phases d'un travail, faire remonter des questions ou des difficultés

Compétences Comportementales:

  • Sens de la confidentialité
  • Sens de l'organisation, capacité à établir des priorités
  • Rigueur / Fiabilité, capacité à réaliser des activités avec précision
  • Sens relationnel, capacité à entrer en contact pour la recherche d'information, capacité d'écoute
  • Travailler en équipe, coopérer et apporter sa contribution à des groupes de travail, s'engager dans une démarche d'amélioration continue

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez (selon le type de contrat et sa durée) :

-  jusqu'à 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.

Modalités pour postuler

J'envoie mon CV et ma lettre de motivation
FicheDePoste - Gestionnaire Admini.pdfpdf - 454.23 KB

Référence de l'offre

  • Contrat : Mission temporaire
  • Durée : 5 mois renouvelables
  • Début du contrat : 01/08/2021
  • Rémunération : De 1663 € à 1813 € brut mensuel selon expérience
  • N° de l'offre : OT-11722
  • Date limite : 20/06/2021
Le centre Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes Plus d'infos sur le centre

1472 SDAR - Services déconcentrés d'appui à la recherche 69625 VILLEURBANNE

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