Gestionnaire administratif-ve

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Présentation d'INRAE

L’Institut national de recherche pour l’agriculture, l’alimentation et l’environnement (INRAE) est un établissement public de recherche placé sous la double tutelle du ministère en charge de l’agriculture et du ministère en charge de la recherche. 

C'est un acteur majeur de la recherche et de l’innovation créé le 1er janvier 2020. Institut de recherche finalisé issu de la fusion entre l’Inra et Irstea, INRAE rassemble une communauté de 12 000 personnes, avec 268 unités de recherche, de service et expérimentales, implantées dans 18 centres sur toute la France. 

L’institut se positionne parmi les tout premiers leaders mondiaux en sciences agricoles et alimentaires, en sciences du végétal et de l’animal, et se classe 11ème mondial en écologie-environnement. Face à l’augmentation de la population, au changement climatique, à la raréfaction des ressources et au déclin de la biodiversité, INRAE construit des solutions pour des agricultures multi-performantes, une alimentation de qualité et une gestion durable des ressources et des écosystèmes.

Environnement de travail, missions et activités

Vous exercerez votre activité au sein de l'institut Jean Pierre Bourgin (IJPB), une unité INRAE-AgroParisTech de 300 agents située sur le site de Versailles.
L'IJPB est facilement accessible par le RER C (à 10 min de la gare de Saint-Cyr) et desservi par une ligne de Bus (vers Versailles) et une piste cyclable; le centre bénéficie d'un service de restauration collective et propose à ses agents des activités sportives et culturelles diversifiées.
L'IJPB regroupe 27 équipes de recherche, 6 services communs et 6 plateformes technologiques au service de l'unité et ouvertes sur l'extérieur. L'IJPB est un des plus grands centres de recherche européens en biologie végétale, qui mobilise un vaste ensemble de ressources et de compétences pluridisciplinaires en biologie, chimie et mathématiques unique en France.

Vous serez affecté-e au sein de l'équipe administrative actuellement composée de 10 personnes placées sous la responsabilité de l'administratrice de l'unité.

L'équipe administrative est composée d'un pôle financier et d'un pôle gestion administrative et gestion du personnel au sein duquel vous exercerez votre activité. Ce pôle est composé de 4 personnes dont une est chargée de coordonner les activités du pôle.

Vous aurez pour missions spécifiques de réaliser au sein d'une unité de recherche des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion administrative et des ressources humaines.

Vos activités :
- Instruire et suivre les dossiers des personnels accueillis dans l'unité : stagiaires, personnels recrutés en contrats à durée déterminée (CDD), personnels non INRAE rattachés aux équipes de recherche (Doctorants, Post-doc, chercheurs invités, ...) représentant environ 130 dossiers d'accueil par an,
- Assurer le suivi budgétaire des paies des stagiaires et des CDD,
- Préparer et traiter les dossiers d'accueil de personnels rattachés aux équipes (étudiants, Post-doc, invités...),
- Assurer le suivi et la validation des demandes d'accès au laboratoire,
- Faire l'interface entre les agents titulaires et non titulaires avec nos tutelles pour la gestion de leurs dossiers administratifs et la mise en oeuvre des procédures internes,
- Suivi des demandes de formation des agents,
- Organisation et suivi des campagnes d'entretien et d'avancement,
- Effectuer la saisie et le suivi des annonces déposées sur le portail emploi d'INRAE,
- Effectuer le suivi des congés et autres absences,
- Réaliser les opérations liées au déplacement des personnels (missions, transport et hébergement, remboursements, etc.),
- Mettre à jour le site intranet et internet de l'unité,
- Mettre à jour les divers outils de suivi INRAE,
- Effectuer des extractions dans les systèmes d'informations, réaliser des tableaux de suivi d'activité ou des reportings utiles à la direction pour l'aider dans sa prise de décision,
- Collecter, alimenter et mettre à jour les bases de données nécessaires aux au suivi des activités RH de l'unité,
- S'informer et suivre l'évolution des règles, procédures de gestion et les directives, les appliquer,
- Assurer l'organisation de réunions (programmation, réservation des salles), participer à certaines d'entre elles et assurer la rédaction des comptes rendus,
- Rédiger des notes, attestations ou courriers divers,
- Organiser l'archivage et le classement des pièces justificatives et des documents administratifs.

Le poste nécessite de savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe afin d'assurer une continuité de service, le poste implique une planification des congés au sein du pôle.

Formations et compétences recherchées

Formation recommandée en gestion administrative.
Une expérience dans la fonction publique ou dans un organisme de recherche serait un plus.

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.) et des outils internet (messagerie électronique, applications internet).

Compréhension et expression écrite et orale en anglais souhaitable.

Capacités personnelles : Vous êtes une personne rigoureuse, ayant le sens des relations humaines et ayant le sens du service. Vous êtes une personne motivée par le travail en équipe. Vous devez disposer d'un bon sens de l'organisation et de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles. Vous savez faire preuve de discrétion. Vous devrez faire preuve de capacités d'adaptation pour un travail à l'interface entre l'équipe administrative et les équipes de recherche.

Votre qualité de vie à INRAE

En rejoignant INRAE, vous bénéficiez :

- de 30 jours de congés + 15 RTT par an (pour un temps plein)
- d'un soutien à la parentalité : CESU garde d'enfants, prestations pour les loisirs ;
- de dispositifs de développement des compétences : formation, conseil en orientation professionnelle ;
- d'un accompagnement social : conseil et écoute, aides et prêts sociaux ;
- de prestations vacances et loisirs : chèque-vacances, hébergements à tarif préférentiel ;
- d'activités sportives et culturelles ;
- d'une restauration collective.